製造現場では依然として多くの企業でExcelや紙書類が活用されていて、集計業務や紙からのデータ化に多くの時間や工数をとられるなど、様々な課題があります。こうした課題を解決する方法の1つが、業務用モバイルアプリの導入です。本記事では、製造現場におけるExcelや紙書類の課題や、業務用モバイルアプリを活用するメリットなどをご紹介します。
多くの業界でDXが進む昨今、脱Excelやペーパーレス化を推進している企業が増えています。しかし、製造現場では依然としてExcelや紙書類を多用しているケースが存在します。
本章では、Excelや紙書類を活用し続けることで生じる製造現場の課題を中心にご紹介します。
Excelは今や最も有名な表計算ソフトと言っても過言ではなく、非常に多くの企業や業務で利用されています。普及している大きな要因として、データの集計や表の作成が容易であることに加え、データの並び替えやフィルタ機能など豊富な機能があり、データ分析をはじめ様々な用途に活用できることが挙げられます。
スケジュール表や管理台帳、原稿用紙など、「表計算ソフト」という本来の用途から逸脱して活用されることも珍しくありません。
しかし、このExcelは便利すぎるが故に、そのデメリットに気付かず運用しているケースが多くあります。例えば製造現場の場合、作業処理に時間がかかることや管理工数が多いこと、データの作成者などが分からずブラックボックス化しやすいことなどがあります。
Excelで大量の情報を管理・集計しようとすると必然的にデータ容量が膨大になり、関数も複雑になります。そのため、処理のスピードが低下し、業務が停滞する原因となります。また、複数のユーザーで同時に編集ができず、どれが最新のファイルか分からなくなることも課題です。
こうしたExcel活用のデメリットや脱Excel後の管理方法などについては、以下記事で解説しています。こちらもあわせてご覧ください。
紙書類はシステム障害の影響を受けにくく、ITリテラシーがそれほど備わっていない従業員でも問題なく活用できるメリットがある一方、様々なデメリットがあります。
例えば、紙書類は印刷や郵送を都度行う必要があり、プリンターのリース料やインク代、郵送にかかる切手代や印紙税など多くのコストがかかります。書類を保管するスペースを確保しなければならないため、保管のためにコストがかかるケースもあります。
また、書類を郵送したりFAXで送ったりするだけでなく、書類を持って現場を移動することもあるため、その移動時間も無視できません。製造現場の場合は特に、設備点検や在庫管理のために工場や倉庫といった広大な現場を行き来しなければならず、多大な労力がかかります。内容に不備があった場合、その都度、印刷し直さなければならない点や、保管書類を探すのに手間がかかる点なども無視できない課題です。
さらに、書類の回収やデータ化する作業が発生するため、リアルタイムでの情報共有が難しい点も課題です。
紙書類の課題を解決するペーパーレス化のメリットやツールなどについては、以下記事で解説しています。
Excel、紙書類それぞれの課題をご紹介しましたが、多くの製造現場では立ち仕事が多く、パソコンを持ち運びできない現場もあるため、現場では紙書類へ記入し、後でExcelに情報を転記するケースも多く存在します。その場合は紙の情報をExcelに手打ちで転記するといった作業が発生するほか、紙とExcelで情報が二重管理される、手打ちの際に記入ミスが起きるといった課題も発生します。
前章でご紹介したようなExcelや紙書類の課題を解決するソリューションとして、業務用モバイルアプリがあります。
本章では、業務用モバイルアプリの概要と製造現場で活用するメリットなどをご紹介します。
業務用モバイルアプリとは、スマホやタブレットでの利用を想定し、iOSやAndroidのプラットフォームに最適化された業務用アプリケーションのことです。スマホやタブレットの画面に合わせたインタフェースで作られているため、モバイル端末での操作が 簡単な点が特徴です。
スマホやタブレットで操作できるモバイルアプリは、携帯性が高く、すぐに報告や検索ができることから、事務所と現場間の行き来や広い工場内を移動することが多い製造現場での利用に適したアプリケーションと言えます。
また、工場内はインターネットが使えないエリアも多いですが、モバイルアプリはインターネット環境がなくても動作するため、その場で現場の様子を報告できることも大きな魅力です。
業務用モバイルアプリを活用するメリットを、「Excelからのアプリ化」と「紙書類からのアプリ化」に分けてご紹介します。
Excelからアプリに切り替えるメリットを3点ご紹介します。
1つ目のメリットは、Excelで行っていた業務をモバイルアプリで行うことで、作業者ごとに情報を更新・管理できるようになり、情報共有・管理の効率化を実現できます。
2つ目に、Excelは自身で関数など自動化のための仕組みを構築する必要がありますが、モバイルアプリなら分析結果の出力や集計などを自動で行えるため、カスタマイズの工数を削減できます。
3つ目に、ローカルファイルで管理することで生じるExcelならではの悩みもアプリなら解決できます。
紙書類からアプリへ切り替えるメリットを4点ご紹介します。
1つ目のメリットは、印刷や郵送にかかる備品代、人件費などのコスト削減効果です。印刷や配布、郵送などにかかっていた手間も削減し、業務効率化を実現します。
2つ目に、アプリによってデータの一元管理やアクセス権限の設定などを行うことで、紛失や持ち出しのリスクを軽減でき、セキュリティを高めることもできます。
3つ目に、紙を回収する手間とデータ化する作業が不要になることで、リアルタイムな情報共有も可能です。
4つ目に、紙書類に記載されていた情報をデータ化し、他の分析ツールなどと連携することで、データ活用の促進を図れる点です。
業務用モバイルアプリは、製造現場の様々なシーンで活用されています。
例えば、Excelと紙で管理していた製造日報関連の業務にモバイルアプリを活用した事例や、紙の伝票や報告をアプリ化しトレーサビリティを確保した事例、営業活動報告にアプリを導入し、報告時間の短縮を実現した事例などがあります。この他、倉庫の棚卸し、出荷報告、点検作業などあらゆる製造現場のシーンでの活用事例があり、いずれも業務効率化などの導入効果が見られます。
製造現場におけるシーン別の業務用モバイルアプリの導入事例については、以下記事で詳しく解説しています。こちらも合わせてご覧ください。
では、製造現場ではどのように業務用モバイルアプリを活用すればよいのでしょうか。3つのステップに分けて解説します。
まずは、製造現場のどの業務に対してアプリ化を進めていくのかを定義します。製造業における「現場」とは、店舗や工場、倉庫など、実際に様々な業務や作業に従事する場を指します。また、現場のDXとは作業や業務のプロセスがデジタル化、IT 化によって改善・効率化されていくことを指します。
例えば、”Excel による管理プロセスの改善”のような現場においてDXが必要な工程を明確にすることが大切です。
続いて、現場の担当者や管理者が取り組んでいる非生産的な業務を洗い出します。例えば、担当者が行っている業務の場合、報告書やチェック表をPCに記入する業務や、書類管理や受け渡しなどの業務です。また管理者が行っている業務の場合は、部下が入力した報告を転記してデータ化するといった業務が挙げられます。
無駄が発生している業務を洗い出したら、そうした業務を効率化するにはどのようなアプリが必要か定義します。例えばステップ2で挙げた例の場合、「現場でのデータ入力」と「管理側のデータ活用」の両面を実現できるアプリが想定されます。また、アプリを効果的に活用するためには、現場にフィットした最適なサービスを選択することが求められます。特に現場の業務は企業によって報告される内容や粒度が異なり、運用の変化も早いため、既製のアプリでは現場の運用に合わないケースも多いです。 しかし、求めるアプリの要件を定義して一からプログラミングしていくとなるとコストや労力がかかります。これらを踏まえてステップ4では選定ポイントについてご紹介します。
ステップ3で述べたコストと労力をできる限り抑えたい場合、自社で現場に合ったアプリを素早く作成できるノーコード型の業務用モバイルアプリ作成サービスがおすすめです。一からプログラミングしてアプリを作成するのではなく、用意されたテンプレートやパーツを組み合わせてアプリを作成できるため、運用の変化にも素早く対応する事ができます。アプリを作成するうえでは、現場に合った 最適なアプリ を作成して運用できる ことが求められますが、業務用モバイルアプリ作成サービスを導入する 際に欠かせないポイントとしては、以下の３点です。
| シンプルかつ簡単に利用できる | ・モバイルに特化したシンプルなUIで現場が迷わずに利用でき、データ入力も簡単 ・アプリの作成、カスタマイズもプログラミング知識不要で簡単 |
|---|---|
| 自動でデータが共有できる | ・アプリを使っているだけでデータがクラウドに蓄積され、リアルタイムに共有される ・データを一覧でまとまって確認でき、管理側は加工分析しやすい |
| 現場作業に適した機能がある | ・オフライン入力対応（地下など電波の届かない場所でもその場で報告が可能） ・必要な情報はプッシュ通知でお知らせ。作業中でもタイムリーに気づけてすぐに確認できる |
このポイントをすべて満たすサービスとして、プログラミング不要、コードを書かずに月額2万円から業務用モバイルアプリが作成できるサービス「Platio（プラティオ）」をご紹介します。
Platioには、製造現場でよく使われるモバイルアプリのテンプレートも用意されていますので、アプリを作成した経験がない方でも、スムーズに導入することが可能です。
本記事では、Excelや紙書類の課題における解決策として業務用モバイルアプリをご紹介しました。業務用モバイルアプリの導入は製造現場におけるDX施策のなかでも取り組みやすいものです。ぜひ一度活用を考えてみてはいかがでしょうか。
以下資料では、より具体的にExcelとモバイルアプリでの運用の違いを分かりやすく説明しています。ご興味のある方はぜひご覧ください。
Excelは日本中、世界中の現場で、実に色々な用途で使われています。しかし本当にそれらは生産的なExcelの使い方でしょうか。本書では、Excelを使うべき業務とそうでない業務を区別するポイントに触れながら、Excelに代わる新たな流れ「アプリ活用」のはじめ方とその効果をご紹介します。
