工事現場や倉庫、工場など、あらゆる現場で作業状況の報告や共有は欠かせません。しかし、現場を管理するためには作業や工程ごとに様々な種類の報告を確認・管理しなければならないため、人手や時間が多くかかります。

もし、作業報告を紙で行っており、その結果を後からExcelや基幹システムなどに転記して集計するといった作業に手を煩わせているのであれば、モバイルアプリを活用することで作業報告を効率化することができます。

この記事では、作業報告におけるモバイルアプリの活用とその効果について、実際の事例を交えて紹介していきます。

作業報告の必要性と概要

作業報告は、主に作業内容をはじめ、実績や直面している課題を報告することで、作業計画への遅延の有無や生産性を把握するために行われます。また、作業内容への認識違いによる手戻り作業の発生防止にもつながります。

そのため、作業報告は具体性や正確性が求められる業務です。

作業報告を紙で行う場合のデメリット

多くの現場では、持ち運びや記入が容易な紙を用いて報告内容をその場で記入、帰社してからパソコンでExcelなどに転記するといった、紙ベースを含むアナログな手順で作業報告を行っています。紙ベースでは、素早い記入が可能な一方で、正確性をはじめ、以下のようなデメリットが生じてしまいます。

紙ベースの運用によるデメリット

• 画像を使った報告ができないため、具体的な報告が難しい
• 記入漏れが発生しやすく、ミスに気づくのに時間がかかる
• 紙からExcelやシステムに転記する手間や時間が膨大
• 検索性が低く、過去の情報の参照に時間がかかる
• 紙の劣化や筆跡により記入内容が読みにくい場合がある

など

作業報告がこのように運用される背景として、「現場にパソコンがない」や「移動や立ち仕事が多いのでパソコンでの報告が難しい」、「以前からの慣習」などが考えられます。しかし、上記のようなデメリットによって、負担や無駄が生まれる場面も多くなり、それらを解消するためにも業務の効率化が必要になってきます。

デメリットを減らし、作業報告の効率化を実現する方法の1つとして、デジタル化があります。

作業報告はモバイルアプリで効率化しよう

作業報告は、紙ベースの運用からモバイルアプリを使ったデジタル運用に切り替えることで、前述のデメリットを解消し、業務の効率化を実現できます。

モバイルアプリ活用のメリット

• 画像や動画が使えるため、具体的で伝わりやすい報告が行える
• 入力必須の項目はアラート表示により、入力漏れや見落としを防止
• 入力データはExcelやCSV形式で出力・活用でき、転記作業が不要
• データとして保存されるため、過去の情報でも検索が簡単
• 紙のように劣化せず、筆跡に個人差がないため、入力内容が読みやすい

さらに、モバイルアプリを活用すれば、オフライン環境での使用や位置情報の入力などスマートフォンやタブレットの機能を活かした報告が行えます。また、必要であれば、報告されたデータをすぐに印刷することもできます。

スマートフォンは普段から使い慣れている人が多く、紙と同様持ち運びも容易なため、その場で作業報告を完結できます。モバイルアプリならUIがスマートフォンに特化しており、操作に迷わずに入力できるため、従来の紙運用に慣れている現場の担当者でも、抵抗が少なく馴染みやすいのも特徴です。

自社の運用にベストマッチな作業報告アプリを導入するならノーコードツールがおすすめ

スマートフォンで使える作業報告アプリを導入するなら、ノーコードツールの活用がおすすめです。ノーコードツールとは、プログラミングの知識がなくてもアプリの開発が可能なツールのことです。そのため、現場の担当者でも自社の業務に合ったモバイルアプリを簡単かつ短時間で作成することができます。アプリ完成後も、実際に運用して見えてきた改善点をもとに現場の担当者が使いやすいようにアプリを修正することも容易に行えます。

【事例】作業報告アプリをノーコードで作成し効率化

ここからは、実際にノーコードツール「Platio(プラティオ)」で作成したモバイルアプリで作業報告を効率化した企業の事例を紹介します。Platioは、あらかじめ用意された100種類以上のアプリのテンプレートから選択し、ドラッグ&ドロップといった簡単な操作で、自社の業務に合わせたモバイルアプリを作成できるノーコードツールです。また、オフラインにも対応しているため、万が一電波の届きにくい場所で使用する際もインターネット環境に左右されず、いつでも利用することができます。

現場から全社DXを推進！作業日報アプリで脱アナログと働き方改革を実現（ナブテスコ株式会社様）

様々な機器を「うごかす、とめる」技術を中核にビジネスを展開している株式会社ナブテスコ様では、船舶の製造部門による作業日報などの現場業務を紙で行っていました。そんな中、全社をあげてDXに取り組んでいる同社では、現場業務の効率化が課題になりました。そこでPlatioシリーズの1つであるPlatio Connectを導入し、DX推進部と現場部門が連携することで、作業日報をアプリ化。アプリは基幹システムや社内サーバーとデータを連携することで、現場の業務負担を削減し効率的な現場データの収集と管理を実現しています。これらの導入成果を足がかりとして、他部門でも運転前アルコール検査や固定資産管理の棚卸、設備点検といったモバイルアプリ活用による業務改善が行われ、全社のDXを推進しています。

ナブテスコ株式会社様ではPlatio Connectの導入により、以下の業務効率化を実現しました。

Platio Connect導入の主な効果

• 年間200時間を超える業務削減と2,400枚のペーパーレス化に成功
• 基幹システムとデータ連携し、受注番号など項目の約半数を自動反映。入力の手間と記入ミスを削減
• 作業日報アプリから自動作成したExcelのレポートや製品画像を社内サーバーに自動で保管。データ集計・管理業務を効率化
• 作業実績が現場で適宜手軽に記録でき、情報の正確性が向上。最適な作業見積や人員配置の実現、残業時間の削減に貢献

株式会社ナブテスコ様の事例詳細はこちらからご覧いただけます。

作業報告アプリをノーコードで作成してみよう

Platioでは100種類以上のアプリのテンプレートが用意されており、その1つに「工事現場作業報告」というテンプレートがあります。
工事現場における作業状況を報告・管理するためのテンプレートで、工事現場において現場で指揮する監督者やリーダーが作業状況を写真付きで報告書を作成できます。アプリでは現場の位置情報、撮影した写真、さらに撮影した写真に直接手書きし、報告できます。

• Platioテンプレート：工事現場作業報告

また、あくまでテンプレートなので、参考にしながら、項目名の変更や、必要な項目の追加を行うことで、自社の作業報告の内容に応じたアプリを作成することができます。そのため、このテンプレートは工場現場以外にも倉庫や工場など、あらゆる現場で活躍します。

「今すぐ体験！」では、このテンプレートを使って、実際に入出庫管理アプリの作成や項目の追加／編集、作成した入出庫管理アプリの活用を無料で体験いただけます。自社の作業報告の効率化やデータ活用でお悩みの方は、是非お試しください！

＼ まずは気軽にお試し！ ／

まとめ

今回の記事では、作業報告のデジタル化について紹介しました。紙で運用している作業報告はノーコードツールで作成したモバイルアプリを使った運用に変えることで、大幅な業務の効率化とデータの活用が実現できます。

本記事で紹介したPlatioは、作業報告以外にも自社の業務に合わせてさまざまな業務アプリを作ることができます。また、初期費用0円、月額2万円から利用可能なので、スモールスタートで効率化を実現できます。