セミナー準備はチェックリストを共有して効率化
～ Platioアプリテンプレートその3 ～

オフィス Platioテンプレート紹介 2019年5月30日

はじめに

Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第3弾は「セミナー準備」を紹介します。

地味ながら役立つ「セミナー準備」テンプレート

このテンプレートは、セミナー準備に関わる資料準備や看板・サイネージの設置など事前準備が必要なタスクを登録し、チェックリストとして管理するものです。

数あるテンプレートの中でも地味な部類で、正直どこが便利なのか、Platioを使うメリットがあるのか、とイマイチしっくりこない方も多いと思います。筆者も最初はそう思いました。しかし、これが使ってみると実にじわじわ効いてくるテンプレートというか、非常に便利な存在であることに気付いたのです。

その理由として、チェックリストをオンラインで管理共有できるツールというものが世の中にありそうでないことがあげられます。個人で使えるToDoリストアプリなら山ほどありますが、複数人で共有して誰かが管理するという仕組みではありません。

Platioの他に何かないかと探してみたとき、一番近いのが会社で使っているグループウェアの「チャットワーク」でした。タスク管理というのがあり、誰かがタスクを作ってチームに共有することができます。しかし1つのタスク内で複数のチェック項目を設定するような機能はなく、単一のToDo設定に近いので、目的のチェックリストとはかなり違うのです。痒い所に手が届くツールがなかなか見つかりません。

Platio利用イメージ：セミナー準備

泥沼のExcelチェックリスト運用

セミナー準備のチェックリストなんてExcelで作ってサーバーで共有すればいいと思う方もいるかもしれませんが、ExcelやWordでチェックリストを作って展開するのはとても難儀な作業なのです。Excelでチェック項目が書かれた表だけを作るのならば簡単です。しかしExcelファイル上でチェックがつけられるチェックボックスを実装するには、開発タブを表示させフォームを配置しなければいけません。チェックされた値の集計や管理となると猶更ハードルが高くなります（TRUE/FALSE型の戻り値を条件判定しなければいけません）。そのため多くの人がExcel上でのチェックリストの運用を諦め、横に□を記入しただけの単なる表にして各自が印刷し、その紙にペンで□にチェックしているのが現状です。

セミナーの準備に使うチェックリストを、そのようにExcel～紙運用にした場合どのくらい面倒なのかプロセスを追っていくことにしましょう。

1.リーダーがセミナー準備のチェックリストをExcelで作成しサーバー上にアップロードし共有
2.リーダーまたはスタッフがそれを印刷
（ここで修正が発生したら再周知して再印刷）
3.スタッフが紙にペンで準備が終わった項目をチェック
4.スタッフが証跡として紙をスキャンしてサーバーにアップロード
5.リーダーがそのファイルを確認

書き出してみると、けっこう時間の無駄ですよね。このやり方では、チェック項目の急な修正や準備が途中まで終わった場合の経過報告などにすぐに対応できません。リーダーとスタッフが離れた場所にいる場合はさらに大変になります。また、紙の紛失の可能性などもありそうです。

テンプレートの使い方と特徴

その点Platioの「セミナー準備」テンプレートなら簡単で、Excelを開くことなく印刷することもなく、全部スマホやタブレットから完結できます。

ユーザーは2種類あり、セミナーを登録しチェックリストを作るリーダーはLeaderというユーザーでテンプレートにログインします。リストに従って準備するスタッフはStaffというユーザーになります。

Leaderはまず「事前チェックリスト」を作成します。似たようなリストが2つありますが、「事前チェックリスト」はセミナーの登録とチェック項目の編集（日時、サイネージ利用の有無やノベルティ配布の有無）、もう一方の「チェックリスト（スタッフ）」というのは、実際にスタッフが準備をするときに項目に従ってチェックをつけていき編集するものです。この2つが名前もほぼ同じで分かりにいので、カスタマイズして名前を変更してもいいかもしれません。

なお、このテンプレートはLeaderも「チェックリスト（スタッフ）」の項目を編集できるようになっているので、Leaderだけでセミナーの準備をする場合も使えます。StaffでログインしなおさなくてもOKです。