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受付アプリで実現する「密にならない非接触の受付方法」
~新しい生活様式、withコロナでのイベント受付の在り方~

1. まえがき

本年の夏以降、新型コロナウイルス感染拡大防止に伴う外出自粛やイベントの開催制限も徐々に緩和され、感染症対策を踏まえたうえで、オフラインでのイベント、セミナーなども少しずつ再開されてきました。

政府や自治体からも感染症対策として、イベント会場において人数制限や座席の間隔を空けるなどのガイドラインが示されています。そこでネックとなるのがイベントの受付です。なぜなら、イベント中はソーシャルディスタンスが保たれていても、イベント前の受付時には特定の時間帯で狭いスペースに人が集中する可能性が否めないからです。 現在では、withコロナ時代の「新しい生活様式」に対応した受付スタイルが注目されています。本記事では、混雑と対面接触を避ける受付を実現するポイントと、スマホを利用して非接触で受付することができるPlatioの受付アプリを紹介していきます。

2. 従来の受付の流れと懸念点

従来イベントの受付ではどのような流れでどのような内容の業務が行われてきたのでしょうか? イベントによってさまざまだとは思いますが、一般的なフローをまとめてみました。

  • 来場者が来たら、あいさつ
  • 名前を伺い、名簿にチェックを入れる
  • チケットを回収する
  • 名刺を受け取る
  • 荷物や上着を預かる
  • 欠席連絡、伝言などの取り次ぎを行う
  • パンフレットや記念品の配布

概ねこのようなフローではないでしょうか。

こうして見てみると、手渡しや口頭でのコミュニケーションが多く、「対面接触」がかなり発生する という特徴がみてとれます。また、1人1人が受付を終えるまで時間がかかるという点も課題です。

イベントの規模にもよりますが、狭いスペースに何人も受付スタッフが配置されたり、人数を捌けずに来場者が群がったり行列ができてしまったりと、ソーシャルディスタンスが保てない状況も予想されます。コロナ禍においてはそれらの点が特に問題となってきますので、対策が必要と考えられます。

3. 新しい生活様式での受付のポイント

では、withコロナの時代において求められる、新しい生活様式を踏まえた受付スタイルとはどのようなものでしょうか? 検温や手指の消毒といった対策は当然として、それ以外にいくつかポイントをあげてみましょう。

【新しい生活様式での受付に求められるポイント】

スピーディーさ

  • 参加者の待機列ができないように手続きを効率化し接客時間を短くする
  • 現地でのやり取りをなるべく減らし、事前に完結させるようにする

物理的接触の回避

  • 非接触、ソーシャルディスタンスの確保
  • 名刺や受付票交換など、手渡しが必要な処理も少なくする

少人数のスタッフで対応できる工夫

  • 受付ブースは狭いことが多いので、密になるのを避けるため受付プロセスを効率化し、少人数で対応できるようにしたい

現在はプロスポーツのイベントも、限定的とはいえ観客を入れて行われています。筆者は先日プロサッカーJリーグの試合をスタジアムで観戦したのですが、今までとチケット購入から入場の仕組みが大幅に変更されていて関心しました。

まず紙のチケットは発券されず、Jリーグのチケットサイトでチケットを購入するとQRコードが発行されるのです。当日はスマホからそのQRコードを表示し、それを入場時に端末にかざしてスタジアムに入りました。去年まで入場ゲートには複数のスタッフが紙のチケットをもぎっていましたが、非接触の入場方式になったことでスタッフも少なく、行列もなく密にならないでスムーズに入場できました。withコロナ時代に相応しいイベント受付形式といえるでしょう。

Jリーグのような全国的で大きい組織だからこそ、このようなシステムを導入できるのだろう、と思われるかもしれませんが、実はそのようなことは決してありません。ちょっとしたスマホのツールなどを入れることで、小さな組織、中小企業でもこの方式は実現可能です。一例としてPlatioというツールを紹介します。

4. Platioの受付アプリでできること

Platioはスマホやタブレットで動く業務用のモバイルアプリを月額2万円から作成できるツールです。製造業からオフィスワーク、医療まで色々な業種の現場で活用できるアプリがプログラミング知識なしで作成できるため、現場担当者自らが業務効率化を推進することができます。モバイルから入力されたデータはリアルタイムに閲覧できるだけでなく、重要な報告を検知してプッシュ通知を送ることもできます。

Platioには様々なシーンに合わせた豊富なアプリのテンプレートが搭載されており、少し手を加えるだけで誰でも簡単に自社専用のアプリが完成できます。そのテンプレートの中の1つに、「セミナー受付」というのがあり、これがまさに新しい受付スタイルの実現に役立つツールとなっています。

「セミナー受付」テンプレートの機能および使用の流れを、ざっと3つに分けて紹介します。

1.QRコードの発行

イベントを主催する側の企業が来場予定のお客様情報をPlatioアプリに登録すると、自動的に受け付け用QRコードを添付した招待メールを送信する

2.QRコードで来場受付

お客様が来場時そのQRコードを見せ、受付スタッフがスマホを用いてスキャンすると情報がチェックされ来場記録される

3.自動来客通知と管理

2と同時に自動的に担当営業スタッフに来場通知を行い来場時のアテンドを迅速化できる

このように、QRコードを用いた受付業務の省力化と、非接触での来場管理を実現することができるというわけです。

受付用にQRコードを作成する必要はなく、お客様情報を一括登録(インポート)するだけで、受付用のQRコードが自動生成され、さらに招待メールまで自動で送信されます。あとはイベント当日にQRコードを読み取るだけで受付業務が完了します。さらに、受付が完了すると、設定した担当者宛にメールが自動送信されるほか出席人数を自動で集計してくれる機能もあるため、モバイルでリアルタイムに来場の状況を把握できます。

このアプリを使うことで、「3」で紹介したような、新しい生活様式において求められる受付スタイルを実現することが可能です。

受付アプリの運用イメージ

QRコード読み取り画面

出欠一覧画面

【Platio受付アプリで実現できること】

  • QRコード読み取りによるスピーディーな来場受付
  • 受付状況はアプリでリアルタイムに確認
  • 来場者が来ると担当に通知されるため、わざわざ受付が取り次いだり、担当が確認に行ったりする必要がなくなる

受付が迅速になり効率がアップすることで、会場混雑も避けられ、スタッフ配置も少人数で済むことでしょう。

5. 事例紹介

Platioを活用し、受付の仕組みをアプリで効率化した企業の事例をご紹介します。

SCSK様では、ユーザーカンファレンスでバーコードを用いた受付アプリを使い、受付業務と運営の効率化を実現しました。詳しくはこちらをご覧ください。

SCSK

6. まとめ

この記事では、withコロナ時代における新しいイベント受付について紹介してまいりました。2020年11月末現在、再び新型コロナウイルス感染者数も増大傾向にあり、有観客のイベントを開催するためにはしっかりした感染症対策が求められます。会場内のスペースや間隔を広くとっても、どうしても受付がボトルネックとなって人が溜まってしまう危険性もあります。

Platioのようなスマホで簡単に使えるツールを活用することで、スピーディーかつ接触を減らす受付の仕組みができます。Platioは月額2万円から利用できるサービスで、イベントのある月だけの利用もOKです。低コストなのでまずは問い合わせてみてはいかがでしょうか?

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