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オフィスの4S活動をスマホで手軽にチェックしよう
〜 Platioアプリテンプレート その2 〜

Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、アプリ編集のアイディア、ヒントなどを発信していきます。第2弾は「オフィス4S活動チェックリスト」テンプレートを紹介します。

オフィス4S活動

4S活動テンプレートの特徴

「オフィス4S活動チェックリスト」は、オフィスにおける安全性向上、生産性向上のベースとなる4S活動(整理・整頓・清潔・清掃)の点検に使用するテンプレートです。

担当者は入力フォームの項目に沿って環境を確認し、問題なければタップしてチェックをオンにしていき、最後の項目までチェックが終わったら保存します。これだけの操作で、整理、整頓、清潔、清掃の各カテゴリー毎に点数が集計され一覧で確認できますので、4Sの状況が一目で把握できます。

このテンプレートはスマホの利便性とPlatioの操作性の良さを活かし、オフィスで後回しにされがちな4S活動の習慣付けを手軽に行うのにぴったりです。

ノートパソコンや筆記用具を携行しなくても、ふだん持ち歩いているスマホでその場の4Sの状況を即時にチェックするだけなので、4S活動に対する面倒くさいイメージが払しょくされるでしょう。

Platio利用イメージ:オフィス4S活動チェックリスト

4Sの定義とは

本記事では最後にテンプレートのカスタマイズ例を紹介したいと思いますが、その前にまず4S活動の4つの項目(整理・整頓・清潔・清掃)とは具体的にどういう活動を指すのかというのを簡単にまとめてみましょう。

4Sというと、何となく「モノを片付けること、職場を掃除すること」だというイメージを持っている方も多いかもしれませんが、実は少し違います。4つの項目について、それぞれの一般的な定義は以下の通りです。

  • 整理:不要なものを捨てること
  • 整頓:必要なものを必要なときに誰でも使えるようにすること
  • 清掃:掃除をすることで、問題点が分かるようにすること
  • 清潔:職場も従業員もゴミや汚れがなくきれいな状態であること

(この4項目に「しつけ」を追加した5項目で「5S」と呼ばれることも多いです。「しつけ」は、整理整頓清掃清潔の4Sが守られ、それを維持するように従業員が教育されていることを指すことが一般的です。)

定義をみると分かるように、整理や清掃といったそれぞれの言葉の意味が、日常生活で私たちが使う意味合いと少し異なるのがポイントです。私たちはよく雑然と並んだものを規則正しく並び替えただけで「整理整頓できた」などと言いますが、4S活動においては、それは整理整頓になりません。単なる「片づけ」とは異なる、よりビジネスマインドにのっとった業務改善的な活動ということがいえます。

4Sチェック項目を会社独自のものに変えてみよう

以上がWebサイトや本に載っている一般的な4Sの定義となりますが、4S活動の対象物と判定基準については各企業で独自に定義することが大切です。具体性に乏しい漠然としたチェックだと効果が得られません。よく、ネットや本から引用しただけの4Sのスローガンを職場に貼り付けて4Sを徹底させようとしているケースが見受けられますが、残念ながらあまり意味がないといえるでしょう。

テンプレートには「不要になったキャビネット、PCなどがないか」「工具などは必要な時にすぐに取り出せるようになっているか」などが予め設定されていますが、この文言を利用シーン、利用オフィスに合わせて独自のものに編集してみましょう。Platioならば、このような変更を簡単に完了できます。

手順はPlatio Studioで、各5つずつある「整理・整頓・清掃・清潔」のパーツの中から変更したいものの歯車マークをクリックし、「説明」という箇所を編集するだけです。保存してデプロイ(本番反映)すればすぐに変更が反映されたアプリが使えます。

たとえば「〇〇棚の上段に収納しきれていないクリアケースがないか?」「5か月前の月刊誌が放置されていないか?」など基準の指標が盛り込まれていると、さらに4S活動しやすくなります。また、PC、タブレットとクラウド中心で業務をしている企業ならば、「使わないファイルは捨てる」「フォルダ名は命名規則を守る」など、クラウドストレージ内の4Sにフォーカスしてもよいかもしれません。

4Sチェック画面

まとめ

「4S活動」のテンプレートは、オフィス4S活動以外にも、製造工場向け、食品加工場向けの二つのテンプレートが用意されていますが、あえてオフィスをピックアップした理由は、工場に比べて日常的に4S活動を行う習慣が少ないからです。4Sしないと事故に繋がる工場では既に活動が徹底されているところが多いですが、オフィスでは、4S活動をしなくても危ない目にはあわないので、後回しにされがちです。しかし、オフィスでも4Sを実施すれば生産性があがり、業務改善にと品質向上に繋がります。ぜひこのテンプレートを足掛かりに、あなたのオフィスでも4S活動を行ってみませんか?

今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら「Platioアプリテンプレート:オフィス 4S活動チェックリスト

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