最近ではテレワークの浸透や業務効率化の取り組みのため、日報をメール等ではなくアプリで運用する企業も年々増加しています。
日報アプリとは、日々の業務報告をクラウド上で共有し、日報の作成や管理を行うツールです。上司やチームのメンバーとプロジェクトや業務の進捗状況などがリアルタイムに共有できるため、社内コミュニケーションの活性化にも役に立ちます。
毎日の業務だからこそ、使いやすい日報アプリを選び、活用するためのヒントをご紹介します。
日報アプリのメリットは、主に以下の5点です。
詳しく見ていきましょう。
紙やメールなどで運用している日報は、就業時に記入し提出することが多いです。そのため、共有する情報にタイムラグがあります。また現場で業務を行っている場合には、日報報告のためにオフィスに戻るなど移動の手間がかかっているのも事実です。
日報アプリでは、必要なタイミングでいつでもどこからでも入力をすることができるため、リアルタイムに情報共有ができます。
紙やメールで日報を運用している場合、従業員が上司に提出するなど1対1のやりとりになることがほとんどです。そのため、チームメンバー同士で確認したい場合は、情報共有するための作業工程を追加する必要がありました。
しかし、日報アプリは、報告内容がクラウド上に保存されるため、必要なメンバーとリアルタイムな情報共有が可能になり社内状況が一目で確認しやすくなります。また、トラブルなど対策が必要だと判断したときには、チームメンバーが状況を把握しているためタイムリーに対応できるのもメリットです。
日報アプリは日報の作成に特化した設計がされています。
日報作成に特化した操作性や機能性、入力項目のフォーマット化により、日報の作成時間を短縮できます。
例えば、項目内容を選択式にすることで入力工数を削減、モバイルのカメラを活用して写真や動画の貼付も同時に行えます。
また、入力項目がフォーマット化されることで、報告内容の漏れや、何を報告するか悩み時間がかかってしまうなどの課題も解消、報告内容も統一されるため、人によって報告する内容が違うといった報告内容の属人化解消にも繋がります。
今まで紙で運用していた場合は、日報アプリに変更することでペーパーレス化が可能となり、コスト削減が期待できます。実際に日報のために1日で何枚の紙を使っていたのか確認すると、どれくらい削減できるのか試算できるでしょう。
また単に紙のコストだけでなく、ファイルにまとめて保管するといった管理工数や、作成時間の短縮による業務工数の削減といった効果にも繋がります。
日報アプリは外出先でも報告が可能です。今までのように帰社しなくても提出可能で、移動中のスキマ時間でも作成できます。もちろん、外出先からも日報を確認できます。
メリットの多い日報アプリですが、導入する際には注意点もあります。
日報アプリにはいくつかのタイプがあります。
日報をどのように業務に活かしたいのかを明確にしてから導入することが大切です。
日報には従業員の名前や役職、顧客情報や機密事項など、さまざまな情報を記載する可能性があります。また、外出先での使用も踏まえ高いセキュリティ機能のある日報アプリを選ぶようにしましょう。
日報アプリを導入する場合は、どのようなデバイスで使いたいのかを事前に考えておくと良いでしょう。またアプリを選ぶ基準のひとつとして、パソコンを中心に利用したいのか、スマートフォンやタブレットといったモバイルを中心に利用したいのか、といった点にまずは着目しましょう。
同時に、アプリがOSに対応しているかを確認する必要がありますので、デバイスのOSも確認しておきましょう。
日々の日報業務の手間を軽減するために日報アプリを導入しようと考えているのに、使いこなせるようになるまでに長い研修が必要なものは適していません。また、従業員が使いにくいアプリでは社内に浸透させることが難しく、結局利用されないなどの課題も出てきます。
また、利用する従業員の年齢層など社内の状況も考慮し、IT機器の操作に不慣れなユーザーでも直感的に操作ができる使いやすい操作性のアプリを選定するようにしましょう。
提供されているアプリでは、部署によって追加したい機能がある場合や、長く使っている間に変化した企業の形態に合わなくなってしまう場合があります。そのような時に、アプリ作成後もカスタマイズ対応ができるアプリが使いやすいでしょう。
必要なカスタマイズ内容はそれぞれの企業や部署で違います。柔軟にカスタマイズでき、業務に合ったアプリを選ぶと良いでしょう。
前述したように日報アプリにはいくつかのタイプがありますのでご紹介します。
社内のコミュニケーションツールとしても使えるのが、以下のようなアプリです。
コミュニケーションツール「LINE」のビジネス版である「LINE WORKS」は、プライベートで使い慣れた人が多いユーザーインターフェースです。日報専門のアプリではありませんが、業務コミュニケーションツールの中で日報アプリとしても使えます。
「gamba!」は社内SNS機能を持ち合わせた日報アプリです。使いやすいテンプレートで職種や立場に応じて項目を設定も可能なので、日報を提出する従業員が使いやすい工夫があります。また、提出された日報はSNSのように見やすく「いいね」ボタンで承認ができます。
業務効率化も図れる日報アプリには以下のようなものがあります。
「kintone」は業務アプリを開発するサービスです。Webアプリのため、PC中心に利用したい場合におすすめです。また、細かなカスタマイズは最小限のプログラムで実装できるローコード開発のサービスです。専門的な内容を追加したい場合やユーザーインターフェースに拘りたい場合に向いています。
「日報くん」は業務管理システムです。個人の成果や、クライアントや案件ごとの稼働量を自動で集計し確認できるので業務管理が行いやすいのがメリットです。
従業員たちが現場目線で日報アプリをカスタマイズしたいときに向いているのがPlatio（プラティオ）です。スマートフォンやタブレットにアプリをダウンロードして使うネイティブアプリで、社外で日報を入力したいときに便利です。
また、ネイティブアプリなので次のような使い方もできます。
インターネット環境が安定しない場合でもオフラインでも使えるので、社外のどのような場所にいても日報を提出できるのはメリットです。また、スマートフォンやタブレットにある機能と連携して位置情報や写真の添付ができます。文字だけでは情報共有しにくい場合に活躍します。
Platioはプログラミングコードを書くことなくノーコードでアプリを開発できるので、誰でも簡単にアプリを作成できます。実際にアプリを使う従業員が自分でアプリを作成することができるので現場目線の使いやすいアプリになるのがメリットです。
Platioには様々な業務に合ったテンプレートが豊富にあります。もちろん日報のテンプレートもあるので、選ぶだけで簡単にアプリ作成ができます。また、入力項目の変更などのカスタマイズも可能です。テンプレートは100種類以上、日報に使えるものは12種類です。
営業日報
工場日報
写真日報
店舗日報
フロント日報
テンプレートの詳しい内容はこちらから確認できますのでご覧ください。
また、30日間の無料トライアルもあるので、一度使ってみて導入を検討することができます。
Platioの日報アプリを自分たちの業務に合わせてカスタマイズし、活用している事例をご紹介します。
愛媛県四国中央市の社会医療法人石川記念会HITO病院では、営業日報テンプレートを利用して以下の4つのアプリを作成しました。
アプリによっては音声入力とタッチ操作だけで完了するものもあり、素早く報告ができるような工夫があります。
事例の詳しい内容は、こちらを参考にしてください。
大阪を中心に送迎バスの運行管理業務を請け負っている株式会社エキスパートは、業務日報の他、車両点検と健康管理もアプリで行うようにしました。
業務日報は出退勤の時刻や走行距離などが入力できるようになっています。従業員は直行直帰で今までは髪の報告書を送付してやりとりしていたため、日報が届くまでに場合によっては10日ほどかかる場合があるなどタイムラグが発生していました。アプリ導入によりペーパーレス化が進んだことで、紙からの転記業務や郵送の手間もなくなり業務が格段にスピードアップしました。
事例の詳しい内容は、こちらを参考にしてください。
沖縄商材の小売・卸売り、製造をしている株式会社おきなわ物産センターでは、アプリに1日の製造数を入力すると1時間ごとの製造量を自動算出するアプリを作成しました。製造量の変化をグラフで可視化したことで生産性を意識しながら業務を行えるようになった上、製造量の予測もできるようになりました。
事例の詳しい内容は、こちらを参考にしてください。
働き方の変化により、テレワークなどオフィス以外からの報告業務も増加しています。
日報アプリを活用すれば様々な場所からより効率化を図りながら日報を作成・送信することが出来ます。これによって日報を送る側の業務効率化を図れるだけでなく、管理者側の管理工数削減も図ることが出来ます。毎日使用する日報アプリだからこそ、使用する端末やセキュリティ・テンプレートなどの機能などの観点から、自社で使いやすいものを選ぶことが重要です。
Platioはテンプレートを選ぶだけでアプリをノーコードで作成できるツールです。日報に使えるアプリのテンプレートは12種類あり、それをカスタマイズすることで自社にあった日報アプリが作れます。スマホやタブレットでも使いやすく、オフラインでも利用可能です。また、位置情報や写真を使うことで、より詳しい報告が可能になります。日々の業務に日報を活用したいという企業におすすめです。
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