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withコロナ、誰もいないオフィスで出社当番の負担が増えた!? 「テレワーク体制に欠かせない、効率的なオフィス業務のあり方とは?」

はじめに

新型コロナウイルスの影響でテレワークが浸透し、オフィスに出社しない社員が増えた企業も多いことでしょう。しかし、それによって、オフィスに出社した社員の業務量が以前よりも増えてオーバーワークを起こしている、といった事態になっていないでしょうか? また、出社する社員とテレワークの社員との間で、情報伝達がスムーズに出来ないといったことはありませんか?

このような問題が増えてくると、仕事の効率も落ち、テレワーク体制がつまづく一因にもなります。これからは出社しないとできない業務を減らす対策と、社員がどこにいてもスムーズに報連相や情報共有ができる仕組みが求められます。この記事では、組織がテレワーク体制でのオフィス業務の課題を解決するための、デジタル化やコミュニケーションの効率化について考えていきたいと思います。

テレワーク

1.テレワーク体制時のオフィス業務の課題

テレワーク体制時の出勤にまつわる課題といえば、わざわざ書類にハンコを貰いにいくためだけに出社する、いわゆる「ハンコ出社」がよく話題になりますが、それだけではありません。この記事で取り上げるのは、テレワーク体制時、たまに出勤した社員に様々なオフィス業務が集中してしまう、という問題です。

  • 勤怠管理
  • 郵便荷物の受取
  • 電話応対
  • 来訪者対応
  • 施錠管理

など

これらの業務を、ときには1人で全て対応しないといけない状況となる場合もあります。単純に作業時間が多いのはもちろん、全員オフィスに出社していた時には誰か特定の人に任せていた仕事も多いので、勝手が分からずにトラブルも生まれます。

たとえば、こんなことはないでしょうか?

  • 今まで総務任せだった庶務作業の勝手が分からず戸惑い、結局総務担当者を社に呼び出すはめに…
  • 電話対応や荷物の受取りを、いちいち社員にメールで取次ぐのに時間をとられ、なかなか自分の仕事が捗らない…
  • 暗黙の解錠担当(いつも早く来る人)がおらず、解錠方法が分からなくて会社に入れず、近くのカフェで開くまで待つ…

テレワークのメリットは感染防止以外にも、生産性と効率性の向上という側面があります。なので、些末なことで時間を取られるのは望ましくありません。何とか解決したいものですよね。

課題の整理と解決方法

まず、出勤者にタスクが集中し、さらに過度の負担がかかってしまうのは何が原因なのでしょうか? 整理すると、大きく2つの原因があると考えられます。

A:出社しないとできないことが多い
B:出社した人としていない人との間の情報伝達、取り次ぎが非効率

この2つのどちらか、もしくは多くの場合この2つが組み合わさっていることで、問題が生まれています。ではまず、「A:出社しないとできないこと」をなるべく減らす方法を考えてみましょう。

ペーパーレス化

リモートワーク、テレワークの天敵ともいえるのが紙とハンコのやり取りです。出社日が限られると、出社した時に大量の紙と格闘する羽目になります。紙を電子媒体に置き換え、ハンコも電子署名や電子印鑑を利用する仕組みにすることで、少しでも紙媒体の処理を減らすことが必要です。

固定電話の携帯化

オフィスの電話が固定電話である場合、少ない人数のオフィス出勤者が電話当番となってしまうことで、負担がかかります。固定電話から個人の携帯に転送する方法が思い浮かびますが、転送料金がかかってしまいます。できれば社用の電話を携帯電話に置き換える方がスマートでしょう。

不在時の荷物受取り

オフィスに到着する宅配便、郵便物といった荷物の受取り対応も負担になります。特に不在時に届いた荷物の再配達対応が面倒です。私書箱、簡易宅配ボックスを設置することで、オフィスに人が不在の時でも荷物が届くため、再配達の対応を取る必要がありません。

以上、代表的なものについて紹介いたしましたが、これらのソリューションを導入するにはネックになる点もあります。

  • ファシリティやインフラの改築には、それなりに高額なコストが必要
  • 取引先や法律の制約がある場合も

社内の固定電話を携帯にリプレースするのも、大企業ならまだしも体力のない中小企業ではハードルが高いかもしれません。ハンコの電子化も、取引先が対応する必要があったり、法律の制約があったりするので、まだまだ100%対応できるとはいえない現状があります。

3.オフィスからリモートへの情報伝達を効率化するには?

続いては、「B:出社した人と在宅の人との間の情報伝達、取り次ぎが非効率」という問題の解決について考えていきましょう。

ありがちなのは、オフィスに全員出社していたときはスムーズに情報が伝達共有されていたのに、テレワーク体制になってそれが出来なくなってしまった、ということです。情報の共有がオフィスという場所に依存して行われているのが問題で、テレワーク時代はオフィスに依存せず、誰がどこにいても情報伝達できる仕組みが必要です。

×情報共有が「オフィスありき」で行われている
〇場所を選ばず情報共有が必要

オフィスで起こったこと、オフィスで受付けた内容を、オフィスにいない社員とタイムリーに共有するには、スマホなど、持ち歩くことができるモバイルデバイスの活用が効果的です。さらに、モバイルデバイスで使用するツールも鍵になります。

メールやチャットツールはすでに導入している企業も多いでしょうが、情報が散財しやすく、必要な内容が埋もれて見落としてしまった体験がある人がほとんどでしょう。このため再確認のやり取りが発生したり、メールやチャットをコピペしてExcelに取りまとめたりする業務が追加で発生する非効率なパターンが見受けられます。なので、できればアプリの活用をおススメします。

4.定期的な報告はモバイルアプリで

定期的な報告を取りまとめ、モバイルでスムーズに連携するには、メールやチャットよりも業務用のアプリが便利です。報告者が手元のスマホからアプリで報告すれば、報告されたデータは管理画面から一覧でいつでも確認できるものがほとんどで、取りまとめや再確認の手間を削減できるからです。

業務で使えるモバイルアプリは様々ありますが、「自社の業務にあったアプリを作る」という選択肢も有効です。モバイルアプリ作成ツール「Platio(プラティオ)」は100種類以上のテンプレートから選んで、簡単な設定をするだけで自社の業務に合わせたモバイルアプリを作成し、すぐに利用できます。

例えば、このようなアプリがすぐに使えます。

検温レポート

自宅から体温をモバイルで簡単に登録、管理者は各社員の健康状況をリアルタイムで確認、把握し、既定を超える体温の報告があった場合は管理者にプッシュ通知が送信される。

新しい生活様式アプリ

日報、勤怠報告、衛生用品在庫管理、配達お知らせなど、出社社員の取り次ぎ負担を減らし、非対面での情報共有をスムーズに行えるアプリ群。

オフィス解錠施錠管理

事務所の解錠/施錠をチェックリストにそって確認、記録。管理者はリアルタイムで施錠記録を確認可能。

他にも様々なアプリのテンプレートが用意されているので一覧をチェックしてみるのもいいでしょう。

解錠施錠管理アプリ

解錠施錠管理アプリ

おわりに

withコロナ時代としての新しい生活様式も定着しつつありますが、以前のやり方ではうまくいかない部分が当然のように出てきます。テレワークを継続する企業としても、全社員がオフィスに出勤していた時とは違う情報共有のあり方が求められます。オフィスにいる一部の社員に負担が集中しないように、出社しないとできない業務を減らす取り組みと、場所を選ばない情報共有の仕組みの整備が必須でしょう。スマホなどのモバイル活用は、withコロナ時代の効率的な情報伝達にピッタリといえます。使うツールはメールやチャットだけでなく、整理できて管理しやすいアプリ活用がおススメです。この記事で紹介したアプリを使った業務効率化も検討してみてはいかがでしょうか。

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