建設現場では日々、膨大な量の図面や工事写真が扱われます。これらを紙で管理する場合、「最新の情報が現場に届いていない」「持ち運びが大変で現場に保管スペースもない」「大量の印刷に手間やコストがかかる」といった課題を抱えている方も多いのではないでしょうか。このような紙による課題の多くは電子化によって解決することができます。特に、小型で持ち運びしやすく、携行性の高いスマホアプリを活用することで、迅速、かつ手軽に電子化を進めることができるでしょう。
近年では、建設業に携わる多くの企業において紙ベースでの管理体制が見直されており、今から電子化を検討しても遅くありません。
本記事では、紙の図面や工事写真をスマホアプリで電子化することで得られるメリットを詳しく解説します。また、自社の運用に合った業務アプリを誰でも簡単に作成できる「Platio（プラティオ）」の特長や建設現場における活用事例をご紹介します。
建設現場では、紙に印刷して図面や工事写真を管理する方法が一般的ですが、以下のような課題が挙げられます。
ひとつずつご説明します。
紙の図面や工事写真を現場に持ち込んで使用する場合、悪天候や粉塵など現場の過酷な環境にさらされることが多く、紛失や破損のリスクが高まります。
例えば雨天時の作業では、資料が濡れて可読性が悪化したり、泥汚れで汚損したりすることもあるでしょう。建設機械の座席やダッシュボードに置いた図面が、風で飛ばされてしまうケースも珍しくありません。また、現場で発生する粉塵が紙の図面に付着することで、変色や退色などの劣化、摩耗による破損を引き起こすこともあります。
こうした状況で重要な情報が失われると、工事スケジュールの遅延や再作業が発生し、プロジェクト全体に大きな影響を与えてしまう可能性があります。
紙の資料は関係者間で手渡しや郵送によって共有されることが多いため、各関係者へのリアルタイムな情報共有が難しいという課題もあります。
例えば資料の修正や更新が発生した場合、最新版を所定の場所に郵送する必要があり、現場に伝達されるまでタイムラグが生じます。その間、現場では古い情報のまま作業が進められ、最新の情報が伝達された際に混乱を招くこともあるでしょう。
建設現場では、多くの図面や写真を持ち運ぶ必要があります。建設や土木の現場で一般的に使用される図面はA1サイズ（594×841mm）と非常に大きく、新聞紙の見開き1ページほどの大きさです。そのため、大量の紙資料を運搬する際には荷物がかさばり、担当者への負担が大きくなります。
工事写真は、国土交通省の写真管理基準に基づき、着工前・施工中・施工後の写真を撮影する必要があります。また、図面も「基本設計図」「実施設計図」「施工図」といった種類があり、大量の資料が発生します。
特に大規模な建設現場では資料を保管するために広いスペースが必要ですが、限られた事務所や現場では十分な保管場所を確保することが難しいでしょう。保管スペースが足りない場合は毎日資料を持ち帰ることもあり、移動や整理にかかる手間が大幅に増加します。
建設現場では図面や写真など膨大な資料が必要になるため、関係者全員分を印刷するには相当な手間や紙代、インク代といった印刷コストが発生します。
さらに、図面の修正や変更が頻繁に生じることも多く、そのたびに必要な人数分を再印刷しなくてはなりません。
図面や工事写真の管理を紙からスマホアプリに切り替えることで、業務効率やコスト削減に大きな効果が期待できます。
スマホアプリを活用することで、関係者全員がリアルタイムで最新情報にアクセスできるようになります。例えば、図面や工事写真の修正が発生した場合でも、プッシュ通知により関係者に確実に最新情報が届くため、現場での混乱を防ぎます。
また、スマホアプリなら位置情報の自動取得や記入時刻の記録、写真や動画、コメント機能を活用することができるので、より現場の状況を正確に把握しスムーズな情報伝達が可能です。紙資料からPCへデータを転記したり、デジタルカメラからデータを移行する手間も不要になり、作業効率が大幅に向上し、関係者間の連携が格段に強化されるでしょう。
紙の図面や工事写真では、膨大な資料の中から目的の内容を探す必要があり、多くの手間や時間がかかります。資料が現場ではなく本社に保管されている場合は取り寄せるのにも時間がかかり、作業が滞る原因にもなるでしょう。
一方、スマホアプリには検索機能が搭載されており、キーワードを入力するだけで目的の資料を瞬時に見つけることができます。さらに、手書きメモを追加できる機能があれば、該当箇所がひと目でわかります。
これにより、情報を探す時間を大幅に短縮でき、現場作業や管理業務の効率が飛躍的に向上するでしょう。
紙ベースでは、書き込みや更新を行うために事務所や専用の作業スペースまで移動する必要があり、時間のロスにつながります。また、現場から離れた場所へ移動してから記入作業を行うと、記憶違いや情報の曖昧さが原因でミスが発生し、後から修正に手間を要することも少なくありません。
一方で、スマホアプリを活用すれば、現場でデータの入力や更新・共有が可能になります。さらに、オフライン対応しているアプリであれば、山間部や地下、高層階での作業など、電波が不安定な現場でも利用することができます。
建設現場では毎日大量の工事写真を撮影し、現場の規模に比例して必要な写真の量も増加します。また建設業者は、営業所ごとに国土交通省が定める帳簿を備え付け、帳簿の添付書類や営業に関する図書を保存しなければいけません※。これらの膨大な写真や資料を全て紙ベースで取り扱っている場合、多くの保管スペースを確保する必要があり、費用や管理工数などのコストがかかります。
しかし、紙の図面や工事写真を電子化することで、膨大な量の資料をアプリ上で管理できるようになります。これにより、物理的な保管スペースが不要となり、事務所や現場の限られたスペースを有効活用することが可能です。
建設現場には多くの人が関わります。紙ベースで図面や工事写真を共有したくとも、全員分を用意するのは大変な手間とコストがかかります。
しかし、スマホアプリを導入することで、資料を印刷することなく関係者全員と共有可能です。これにより、用紙代やインク代といった印刷費用が大幅に削減されるだけでなく、印刷作業にかかる手間や時間も大幅に抑えられます。
また、頻繁に修正や変更が必要な場合でも、アプリ上で簡単に最新情報を反映できるため再度印刷する手間を省くことができます。
スマホアプリで図面管理の電子化を成功させるためには、以下の3つの視点を意識して自社に適したスマホアプリを選定しましょう。
図面・現場写真の管理方法は業種やプロジェクトごとに様々です。例えば、図面の登録・修正に上長のチェックが必要な社内ルールがあれば、アプリ上で確認して、すぐに承認できる機能が必要です。日報や休暇申請など、図面管理以外の業務にも対応できれば、現場全体の業務効率化を実現することができます。スマホアプリを選定する際には、自社の業務に必要な機能を備えているかチェックしましょう。
また、自社の業務プロセスに合わせて、入力項目や画面レイアウトを自由に作成・変更できる「カスタマイズ性」も重要です。業務に合わせた細かな要望を反映できる柔軟なスマホアプリを選ぶことで、現場への定着率も向上しやすくなります。そのため、自社の業務に必要な機能とカスタマイズ性を兼ね備えたアプリを選ぶことが重要です。
新しいツールの導入には、金銭的コストだけでなく、準備期間や従業員教育といった目に見えない負荷が生じます。操作方法がわかりにくいツールは操作の習得に時間がかかり、現場から不満が生じる可能性もあります。
この問題を解決するため、例えばプログラミング不要のノーコードツールによるアプリ作成といった、短期間で運用を開始できるツールを選ぶことで、導入時の開発工数やコストの負荷を大幅に抑えられます。また、ノーコードツールであれば現場担当者が自らアプリの作成が可能であり、業務に合わせた使いやすいアプリを導入できるといったメリットもあります。
さらに、「スマホアプリの操作性がよいこと」も導入負荷を軽減するために不可欠な要素です。普段使いのアプリのように、マニュアルを読み込まなくても直感的に操作できるデザインであれば、ITに不慣れな従業員でもすぐに使いこなせます。これにより、導入時の負荷を最小化でき、現場への定着が促進されます。
図面や現場写真は、企業の知的財産や顧客の機密情報を含む重要な自社の資産です。アプリ導入にあたっては、通信の暗号化はもちろん、アクセス権限の管理やデバイス制限、IPアドレス制限など、強固なセキュリティ機能を持つツールを選ぶ必要があります。
電子化による業務効率化の取り組みを行ったとしても、情報漏洩が起これば会社にとって大きな損失となります。スマホアプリを選ぶ際には、これらの強固なセキュリティ機能を備えたツール選定が必須です。
「紙の図面や工事写真を電子化し、建設現場の効率化を図りたい」と考えても、一から業務アプリを開発するのは多大な費用と時間が必要です。
そこでおすすめなのが、モバイルアプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」です。プログラミングが不要なため、現場の従業員でも簡単にアプリを作成することができます。
ここからは、Platioの特長と活用事例をご紹介します。
Platioは、100種類以上の豊富なテンプレートの中から、自社の業務に合ったものを選ぶだけで誰でも簡単にアプリを作成することができます。例えば、「工事現場作業報告」「車両点検報告」「ヒヤリハット報告」「業務日報」「勤怠管理」など、建設業界でよく行われる業務のテンプレートも用意されており、必要なアプリを数時間から数日程度で作成可能です。また、撮影した写真にメモを手書きできる機能も搭載可能なため、写真だけでは伝わりにくい現場の詳細な情報を、その場ですぐに書き込むことができます。
オフライン環境でも利用できるため、電波の届きにくい現場でもその場で報告することができるので、リアルタイムな情報共有が可能です。
さらにPlatioは月額2万円台からと低価格で利用を開始できるうえ、初期費用が一切かからないため、スモールスタートでアプリを導入することができます。
1契約で複数のアプリを作成できるので、建設現場からオフィスまで様々なアナログ業務の効率化におすすめです。
株式会社東横イン電建様は、ホテルチェーンを展開する東横イングループの一員として、ホテルの設計、建設、メンテナンス業務を手がけています。
同社では、業務日報や図面・マニュアルの閲覧、検査記録、アンケート、資格管理、人事評価テストなど、幅広い業務を紙で運用しており、管理の手間やコストが課題となっていました。特に、工事図面は1人当たり200枚以上、業務日報や検査記録は1拠点あたり3,000枚以上の用紙を使用しており、管理負担が課題になっていました。
そこでPlatioを導入し、工事図面をペーパーレス化。用紙代、コピー代、郵送代、保管スペース代などのコスト削減を実現しました。
また、業務日報アプリや機能検査アプリなどを現場のアイディアを活かしたアプリを作成することにより、日報管理に関わる事務作業時間が大幅に削減され、年間約180万円ものコスト削減を達成しています。
建設現場からアプリで図面閲覧
アプリから簡単に日報入力
時間帯別の記録や写真の登録が可能
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建設現場で使用する図面や工事写真を紙で管理する場合、紛失や破損のリスク、情報共有の遅れ、保管場所の確保など多くの課題が発生します。しかし、スマホアプリを活用することでこれら多くの課題を解決し、情報共有のスピードアップ、作業時間の短縮、印刷コストの削減といった多くのメリットを得ることができます。
Platioでは無料体験が用意されており、人気テンプレートの操作デモ動画を見ながらアプリを作成し、実際に活用することもできます。建設現場における紙の図面や工事写真の管理に課題を抱えているご担当者様は、まず無料体験を試してみてはいかがでしょうか。
