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面倒な資産の棚卸し、アプリでサクサク終わらせよう

Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第17弾は、「オフィス資産管理報告」テンプレートを紹介します。

オフィス資産管理報告アプリの特徴

「オフィス資産管理報告」は、パソコン、OA機器、什器といったオフィス内の少額資産の棚卸し(現物照合、実物チェック)を行うためのアプリテンプレートです。

どこの会社でも固定資産物品の管理に苦労していると思います。特に面倒なのが毎年1~2回の棚卸し、現物チェックではないでしょうか。中小企業などでは、1人しかいない経理担当者、場合によっては社長や役員までもが棚卸しに奔走している、といった光景も見受けられます。

棚卸しに苦労する原因は、適切なツールやプロセスがないため、Excel表を紙で印刷し回覧して棚卸しを実施していることや、管理者がそれを取りまとめるのが大変だからということです。紙の運用では棚卸し時のチェック漏れを回避できず、また後からデータ化する手間が大きな負担となります。

こういった課題を解決し、モバイルデバイスを使った効率的な資産管理を実現するのが「オフィス資産管理」アプリです。使ってみると大変便利なのですが、当初は仕組みと使い方にやや分かりにくいところがありますので、本記事ではその辺りをまず解説していきたいと思います。

このテンプレートにおける棚卸しのプロセスは、共通の資産一覧データをチェック・編集していくという形式ではありません。そうではなく、各社員所有の資産について管理者が各人に棚卸しをアサインするというものです。つまり、従業員1人につきPlatio1ユーザー、モバイルデバイスも1台ずつ保有している、ということが原則となります。では具体的な使い方をみていきましょう。

Platio利用イメージ:オフィス資産管理報告

Platio利用イメージ:オフィス資産管理報告

アプリの使い方1.事前準備

事前に管理者はPlatioの管理画面(Data Console)から以下3種類のデータリストを登録しておく必要があります。

資産リスト 固定資産台帳のようなもの。各資産と画像、減価償却の情報を登録する。
資産管理 棚卸し時に使われるチェック台帳。資産の状態を確認したいときにレコードを追加する。
管理者は全レコードが表示され、ユーザーは自分の所有する資産のレコードが表示される。
社員リスト Platioのログインユーザーと実社員を紐付けるリスト。

登録の順番としては、まず社員リストと資産リスト、続いて資産管理という流れになります。社員リストは社員の名前とPlatioのユーザー名を紐付けて登録します。資産リストには、各資産の情報(資産番号、資産名、写真、購入日、購入価格と耐用年数、減価償却など)を登録します。

この状態ではユーザーがアプリにログインしても、棚卸しチェックをすることができません。資産管理レコードがないからです。資産管理は資産と社員を紐付け、各社員に対して所有する資産の棚卸しを割り当てるようなイメージです。なので、棚卸しを実施するために管理者は資産管理にレコードを追加する必要があります。

アプリの使い方2.資産管理の登録~棚卸し実施

管理画面(Data Console)から資産管理をクリックし、作成ボタンを押します。色々な項目がでてきますが、ここでは資産番号と作成者の2箇所だけをプルダウンメニューから選択するだけでOK(*)です。資産番号は資産リストと、作成者は社員リストのデータと連動していますので、棚卸しが必要な資産の資産番号と、その資産の所有者を選びます。

*…… 資産名や購入日といった資産リスト上の項目は、アプリで棚卸しを実施するときに自動で値が入力されるので特に入力不要です。また、使用廃棄区分、移動日付や廃棄日、保管場所は棚卸しの際に入力する項目になります。

これで保存を押すと、アプリにログインした際にユーザーの資産管理レコードが表示され編集できるようになりますので、ユーザーは現物を確認して棚卸しを実施するという流れになります。

管理者が資産管理レコードを登録した際、資産番号と作成者というたった2箇所しか入力していませんので、当初ユーザーに表示される資産管理レコードも空白だらけです。しかし、画面右下の編集ボタンをタップして開くと空欄だった箇所に自動的にデータが入力されます。ユーザーが棚卸し時に入力が必要な項目は、管理者(現在その資産を使用している者の名前)と使用/廃棄区分(資産の状態)です。通常は管理者には自分の名前と、使用/廃棄区分には使用中(デフォルト値)を入れますが、もし廃棄されていたり移動されていたりする場合はその旨を選びます。備考欄も入力できます。

アプリをもっと使いやすく!ヒント2選

以上説明してきましたように、簡単な操作で効率的な棚卸しを実施できるテンプレートなのですが、運用していく上で気になる点があるようであれば、Platio Studioでアプリの修正も検討してみてはいかがでしょうか。Platioならば、自社の運用に合わせて自由にアプリの項目や表示を修正することができます。

ヒント1

このテンプレートは1人1アカウントでの運用が基本になりますので、従業員数が多い大企業向きではありません。目安は100人程度でしょうか。

→ 従業員数が多いところでは部署毎に1ユーザーにし、1ユーザーあたりに複数の社員名を紐付けて共有のモバイルデバイスを部署内で回し、棚卸しを実施するというのも手かもしれません。

ヒント2

管理者が資産管理を登録しても、ユーザーに通知されないため、棚卸しが放置されてしまう可能性があります。

→管理者が資産管理レコードを追加する際に、所有者ユーザーにメールを送信する機能を盛り込むといいかもしれません。具体的にはPlatio Studioで「メール送信」型フィールドを追加します。

まとめ

固定資産の棚卸しは、健全な企業運営のために不可欠な重要なプロセスです。しかし本業を圧迫する面倒な作業であり、なかなか適切なツールもありませんでした。しかしこのアプリを使えば、遠隔地に出向く必要もないし、スマホの簡単な操作だけで資産データがまとまり、スッキリと棚卸しが完了するでしょう。特に、中小企業で管理する資産を多く持っており、棚卸しに苦慮している企業などでは、ぜひトライする価値があるアプリのテンプレートといえます。

この資産管理報告アプリのテンプレートは、事例にあるHITO病院様でも使われており、これまで紙で管理していた院内の資産管理をアプリで実施しています。

※今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら「Platioアプリテンプレート:オフィス資産管理報告

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