「DXを推進したいけれど、何から手をつけたらいいのか分からない」という人も多いのではないでしょうか。
DXというと壮大なデジタル変革をイメージしがちですが、いきなり最先端の技術を導入しても業務に馴染まず上手くいかない場合もあるので、1つずつフェーズごとに進めていきましょう。
DXを進めるための、3つのフェーズをご紹介します。
DXの第1フェーズとして、まずはアナログな業務を見直すことから始めてみましょう。
紙の管理などアナログで行っていた業務やデータを「デジタル化」することを、「デジタイゼーション」と呼びます。
現代のビジネスでは、パソコンやスマホがあれば、アナログ業務やデータのデジタル化が可能ですので、既存のプロセスそのものは変化させないデジタイゼーションなら、比較的簡単に取り組めます。
DXの第2フェーズが、デジタル技術を活用して個別の業務をデジタル化し、新たな価値やビジネスモデルを生み出すことが「デジタライゼーション」です。
個別の業務をデジタル化してそれぞれを組み合わせたり、業務プロセス自体を再構築するなど、デジタルを前提とした変革を指します。
デジタイゼーションではアナログ業務やデータのデジタル化だけでしたが、デジタライゼーションでは高度なツールやIT技術などを活用することが特徴です。
DXの第3フェーズが、デジタル技術やデジタルデータを活用し、企業がビジネスモデルそのものを変革する「デジタルトランスフォーメーション（DX）」です。
DX推進は、デジタイゼーションとデジタライゼーションを実施しなければ実現できません。
さまざまなデジタル技術を駆使し、業務だけではなく組織全体を変化させ、デジタルトランスフォーメーションを実現させましょう。
国の施策としてDXが進められている一方、多くの企業がDX推進を困難だと感じています。
DX推進が難しい理由は、主に3つあります。
人は変化や変革を嫌がるものです。長年にわたって慣れ親しんだやり方で業務がうまくいっている場合は、とくに変化を嫌うため、DXを進めるのが難しくなります。
DXを進めるためには、誰でも簡単にできることから始め、小さな成功体験を積むことで従業員の理解や協力も得られやすくなります。
多くの企業では業務を効率化するためのシステムを導入していますが、システム導入と同じような感覚でDXに取り組むと失敗してしまいます。DXを進めるためには、最終的なゴールを明確にし、課題の洗い出しを行ったうえで業務を見直す必要があります。
また、DXを実施する目的を社内全体で共有し理解を深めなくてはDXは上手くいきません。現場の声をしっかりとヒアリングしながら進めていくことが重要です。
多くの経営陣がDXの必要性を感じているものの、DXの本質を理解していない場合があります。
DXの目的は、単にIT導入による業務効率化がゴールではなく、それらを活用し製品やサービスの生産性を高め、ビジネスモデルを変革することです。
時には費用をかけながら中長期的に改革を行っていく必要があるため、経営陣がDXの重要性について理解しておかなければいけません。
DXを成功させるポイントは、スモールスタートで実施し、改善しながら運用していくことです。
企業の変革を実現するために、DXを段階的に進めましょう。
DXが重要であることは理解しているけれど、DXにそれほど予算を充てられない企業も少なくありません。
第1フェーズのデジタイゼーションは、パソコンやタブレット、Excelや業務アプリといったツールを導入するだけで手軽に始められます。売上台帳や現金出納帳をExcel化する、営業担当者のスケジュールを可視化するなど、低予算で取り組めるものから始めましょう。
最近では、管理ツールなどさまざまなツールが登場しているため、導入しやすくなっています。
毎日の定型業務の中には、アナログ業務が多く含まれています。
特に、店舗や倉庫、客先などのフィールドワークの現場業務では、まだまだ紙や口頭伝達などのアナログかつ非効率な業務が多いのが現状です。
日報や勤怠管理、点検報告などの細かい業務も多いため、まずは毎日の定型業務から見直すことがDXのはじめの一歩につながります。
DXをスモールスタートで実施する具体例の中でも、取り入れやすい3つの例をご紹介します。
売上台帳や現金出納帳、紙ベースで保管している顧客リストや図面などの資料をデータ化することで業務効率が大幅に向上します。
「こんな簡単なことでもいいのか」と感じる方もいるはずですが、DXの第一歩には資料のデータ化など簡単にできるものが最適です。
社内で扱っている情報をデジタル化し、ツールを活用しましょう。
Googleが提供するビジネス向けクラウドサービスが、Google Workspaceです。
メールやスケジュール共有システム、チャットツールやWebミーティングツールなど、ビジネスに欠かせない機能がパッケージ化されています。
Google Workspaceのデータはクラウドで管理されており、デバイスやブラウザの種類に関係なく利用できるため、現場やテレワークなどの社外の業務でも使用可能です。
チャットツールやWebミーティングツールを活用することで、社員同士のコミュニケーションも取れるため、業務効率の向上を期待できます。
RPA（Robotic Process Automation）とは、PC上の定型業務をロボットで自動化するツールです。
一方、OCR（Optical Character Recognition）とは、手書きの文字や印刷された文字を、カメラやスキャナーなどでデータとして取り込むツールです。
RPAとOCRを取り入れれば、OCRで読み込んだデータをRPAで書類化するなど、さまざまな業務で活用できます。
日々の業務の中でも負担が大きくなりがちな、注文書や請求書の作成などを、RPAやOCRを活用して自動化すれば、事務作業の効率が大幅に向上します。
業務の効率化にはさまざまな方法がありますが、多くの企業が導入しているのが「業務アプリ」です。
業務アプリは種類が豊富で、生産や販売、人事や営業など、部門ごとに用意されています。
また、自社の業務に合うアプリが見つからない場合は、業務アプリを新規で作る方法もあります。
最近では、プログラミングの知識不要でシステム開発ができる「ノーコードツール」が注目を集めています。誰でも簡単にアプリを作成できるため、自社の業務に合ったアプリを、短期間かつ低価格で導入できることが人気の理由です。
自社の業務に合った業務アプリをノーコードで簡単に作成するなら、モバイルアプリ作成ツール「Platio（プラティオ）」がオススメです。
Platioは初期費用が不要で、月額2万円〜の低価格で業務に合ったモバイルアプリを作成し、スピーディーに導入できるので、「まずは試してみる」という感覚で活用することができ、スモールスタートでDXを実現できます。
ここでは、モバイルアプリ作成ツールPlatioを活用してDXを実現した事例をご紹介します。
オフィスビルや商業施設の設備管理などを手掛ける、ビルメンテナンス業界の老舗である株式会社裕生では、社会全体でDXが進む中、アナログ業務が多くデジタル化の遅れに危機感を抱いていました。
そこで、Platioを導入しプログラミング未経験の専務が「健康管理アプリ」と「安否確認アプリ」をわずか3日で作成。「業務提案アプリ」はなんと1時間で作成し活用しています。
身近な業務からデジタル化し、成功体験を積み上げることでデジタル活用意識の向上に成功しています。
プルダウンを駆使して10秒で報告できるアプリを作成するなど、使いやすさにこだわったことも、アプリの定着につなげられた理由の1つです。
事例の詳細はこちらから。
熊本県最北端に位置する小国町では、災害発生時には、被災状況を紙に書き込んで情報を共有していましたが、文字だけでは正確な規模や場所をつかみにくく、現場の確認後に一度戻って来ないと、情報を更新できないことが課題でした。
そこで、Platioで「被災状況報告アプリ」を１日で作成。即座に現場の情報を収集し、迅速な初動対応に貢献しています。
写真や位置状況付きで被災状況を素早く確認できるため、初動対応の迅速化を可能にしました。
また、被災報告に必要な情報もアプリから取得して活用できるため、書類作成の負担軽減につながっています。
事例の詳細はこちらから。
幅広い事業をグローバルに展開する京セラ株式会社では、毎日紙のリストで棚卸を行っていたため、巨大な倉庫内の移動や、在庫照会の目視チェックに時間がかかることが課題でした。
そこで、Platioを導入し「棚卸アプリ」を１日かからずに作成し、40万点を管理する巨大倉庫の在庫管理のスマート化を実現しています。
紙で運用していた棚卸リストのアプリ化で、棚卸報告が簡単になることはもちろん、目視チェックのミスも少なくなったため、在庫精度が向上しました。
また、現場の改善提案をアプリに反映して運用することで、業務改善に直結しやすくなり、社内での改善提案が活性化しています。
事例の詳細はこちらから。
DXは大きな予算を掛けなくてもスモールスタートで第一歩を踏み出すことが可能です。
低予算でDXを進めるなら、業務アプリやGoogle Workspaceなどのツールを上手く活用しながら身近なアナログ業務から対策していくことがおすすめです。
また、DXを始める前には、まずは目的を明確にし、課題を把握してから、スモールスタートでDXの第一歩を踏み出しましょう。手始めに一部の業務で効率化や自動化し、一定の効果を得てから他の業務へ進めていくことで、DX推進が成功します。
いきなり大きな変革をすることは難しいので、身近な業務をDXをしていくことから始めていきましょう。
