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チェックリストで仕事の効率化!チェックリスト作成ツールはどう選ぶ?

チェックリストで仕事の効率化

チェックリストがあると業務プロセスはどう変わる?

チェックリストの活用は、日々の業務を可視化することで作業漏れの防止や個人のタスク管理以外にも、管理者が従業員の業務全体を把握する事も容易になるため業務効率化に効果的です。

日々の業務をチェックリストに記録しておけば、業務の進捗状況が一目瞭然で、遅れている業務には対策をするなど生産性の向上にも繋がります。
チェックリストを導入することにより、どのように業務プロセスが変わるのかご紹介します。

タスクの優先順位がつけやすくなる

まず、登録したタスク全体を一目で確認することができるので、優先順位が付けやすく、スケジュール管理がしやすくなります。次に何をすべきかという計画を立てやすくなり、スムーズに業務を進行できます。優先度の高い順にタスクの並び替えをすれば、上からこなしていくだけで迷わずにタスクを完遂することができるでしょう。

どこにいても作成・編集がスムーズにできる

PCやスマホで利用できるチェックリストなら、ネット環境があれば利用できるため、手持ちのスマホやPCから「いつでも」「どこでも」簡単に作成・編集することができます。働く現場によっては端末や環境なども違うため、特に様々な場所で作業を行う現場業務にはどんな環境でも手軽に使うことが出来るモバイルがおすすめです。

チェックリストをリアルタイムで共有できる

PCやスマホで利用できるチェックリストなら、複数のユーザー間で情報を共有することができるため、チームで抱えているタスクや進捗状況をリアルタイムで知ることができます。また、管理者側も従業員の動きを把握しやすくなります。タスク漏れの防止や進捗が遅れた場合にも早めに対策しやすくなるためチームの生産性を向上にも、一役買ってくれるでしょう。

チェックリスト作成ツールとは?

チェックリスト作成ツールとは、業務のタスクをリスト化し、Webやアプリ上でチェックリストを作成するクラウドサービスです。紙でチェックリストを管理していた場合、紛失のリスクや進捗状況をリアルタイムに確認できないなどの課題が残ります。チェックリスト作成ツールであれば、PCやスマホなどでチェックリストを作成・管理できるため、管理の手間を省くことが出来ます。

チェックリスト作成ツールの主な機能は以下のようなものがあります。

  • タスクの作成、編集
  • タスクの並び替え
  • 外部ツールとの連携
  • チーム内での共有

利用するサービスによって使える機能は異なりますが、その他にも使える機能は多くあり、エクセルなどで作成・管理するよりも使いやすく、便利だといえます。

チェックリストの作成ツールおすすめ5選

チェックリスト作成ツールは、様々なサービスがあり、それぞれ特徴や使い勝手が異なります。

ツールによって機能や操作性も異なるため、自分に合ったものを選択しましょう。今回は、おすすめのチェックリスト作成ツールを5つご紹介していきます。

1. Trello:カードで移動もラクラク

Trelloは、タスクを作成した後に編集がしやすく、使い勝手が非常に良いチェックリスト作成ツールです。直感的に操作ができるため、使い方が分からなくても、すぐに慣れることができるのもポイントです。「やるべきこと」や「完了したこと」などのToDo項目を「カード」として登録し、特定のボードをチームで使用できることから、プロジェクトごとのタスク管理もしやすくなります。

2. Lychee Redmine:タスク・プロジェクト管理の両方可能

Lychee Redmineはカスタマイズの自由度の高いチェックリスト作成ツールです。タスク登録はもちろんですが、ほかにも詳細な入力項目があり、全体の情報が把握しやすくなります。タスクの可視化やチャートでの進捗管理もできるため、タスク管理とプロジェクト管理を並行して使い分けることが可能です。

3. Jooto:テンプレートが豊富でサポートも充実

Jootoは、法人で導入しているところが多いチェックリスト作成ツールです。視覚的に分かりやすいデザインになっているため、複数のプロジェクトを一気に把握することができます。画面の切り替えの手間を省くことができ、タスクの見落としなども少なくするのに活躍してくれます。

4. Backlog:カレンダーで視覚的に分かりやすい

Backlogは、国内シェアNo.1のチェックリスト作成ツールです。シンプルな設計ながらも、使える機能が多く、誰でも使いやすいといえるでしょう。タスク管理のほか、記録や報告が簡単にできるため、情報共有もラクラク。ガントチャートなどで、プロジェクトの進捗が一目で把握できるのも大きなポイントです。

5. Platio:業務に合ったチェックリストアプリを作成可能

Platioは、チェックリストアプリを作成できるツールです。ノーコード開発のため、既に用意されたチェックリストのテンプレートを選ぶだけで、プログラムの専門知識がなくても簡単にアプリを作成することができます。また、登録項目のカスタマイズも可能なため、各業務に合ったチェックリストアプリを作成できます。登録されたデータは自動で項目ごとに蓄積されるため、データ管理や集計の手間も削減できます。
また、アプリ完成後も登録項目を柔軟に変更できる点もメリットです。

チェックリスト作成ツールを選ぶポイント

ツール選びに失敗しないためにも、直感で選ぶのではなく、ポイントを絞って選びましょう。
また、ツールを導入する前に、無料トライアルなどを利用し実際にツールに触れてみることをおすすめします。

利用者数の規模と費用

ツールの利用者数と費用感はしっかりと見ておくべきポイントです。ツールの利用者数は単純に多いほど一定の評価を受けているということになります。

ツールを比較する際は、金額と機能の内容が自社の要望に合っているのかを確認し、その機能が本当に必要であるかを精査すると良いでしょう。

コミュニケーションが取りやすいかどうか

チェックリストを共有しながら、コミュニケーションを取る場面も多くあります。その際に、コミュニケーションが取りやすいかどうかは、業務の進行にも大きく関わってきます。チーム内で、コミュニケーションが取りやすいかどうかは、しっかりと確認する必要があります。コミュニケーションの頻度なども考慮すると、適切なツールを選びやすくなります。

自社の業務に合わせて柔軟に変更が可能か?

業務に合わせて柔軟に変更ができるのかも、しっかりと見ておくべきポイントです。既存のツールでも多少は環境に合わせることができますが、「もっとこんな機能があればいいな」という場合には、プログラミング不要で開発ができるノーコードツールがおすすめです。既存のツールよりも自由にシステムが組めるため、ニーズに合ったものを作れます。

自社で使いやすいチェックリストアプリを簡単作成

チェックリスト作成ツールは種類も多く、使い勝手も良いものが多いです。しかし、使っているとどうしても不満が出てくることもあります。既存のツールではユーザー側で変更ができないため、ツールに運用を合わせることになっては本末転倒です。これでは業務効率化は図れません。しかし、自社でチェックリストアプリを作ってしまえば問題は解決します。

Platioでは、業務用のモバイルアプリをノーコードで簡単に作成することができます。マウス操作によるパーツ選びや設定だけでアプリが作れるため、プログラムの専門知識は必要なく、作成に時間もかからないのですぐに導入できることがポイントです。また、チェックリストも業務に合わせてカスタマイズできるため、運用に合ったチェックリストアプリを作成することが可能です。

業務用チェックリストアプリの活用事例をご紹介

実際に業務用のチェックリストアプリを活用した場合に、どのような結果に繋がるのかをご紹介していきます。チェックリストがあるだけで、大きな結果につながるため、ぜひ参考にしてみてください。

4S(整理・整頓・清潔・清掃)の詳細項目をチェック

株式会社加賀屋の運営するホテル旅館、「あえの風」では、清掃マニュアルを確認しながら清掃点検できる「清掃点検アプリ」を作成しました。

従来は点検結果や忘れ物などは紙の報告書に記入・管理していましたが、アプリの導入で事務作業を削減することに成功しました。事務作業で浮いた時間を接遇に充てることにより、顧客満足度の向上を図れるようになっています。

加賀屋、アプリ活用でアナログな事務作業を 削減、おもてなし時間を創出

株式会社加賀屋について、詳しい事例はこちらをご覧ください。

加賀屋、アプリ活用でアナログな事務作業を削減、おもてなし時間を創出

点検記録をもれなく行い、報告・管理を効率化

東備建設株式会社では、リアルタイムに点検報告ができる「重機点検アプリ」を作成しました。
従来は点検の際に、各重機ごとに紙で管理していましたが、記入漏れへの対応やデータの集計や確認がすぐにできませんでした。点検報告と管理業務の効率化を目的とし、アプリを作成して、点検記録の管理の簡略化に成功しています。

東備建設、毎日の重機点検報告をアプリで完結!点検漏れゼロを実現

東備建設株式会社について、詳しい事例はこちらをご覧ください。

東備建設、毎日の重機点検報告をアプリで完結!点検漏れゼロを実現

株式会社エキスパートでは、「業務日報」「車両点検」「健康管理」をそれぞれ紙で管理していましたが、従業員は直行直帰型のため紙の報告書の授受を郵送で行う必要があり、書類の受け取りに時間がかかり事務作業の業務を圧迫していました。そこで、「車両点検」と「健康管理アプリ」を作成し、タイムリーに報告できるようになったことで業務の効率化を実現しました。アプリの導入によって従業員へのIT活用が浸透し、DX化の大きな一歩を踏み出しています。

エキスパート、車両点検・健康管理アプリを1日で内製!より安全なバス運行へ

株式会社エキスパートについて、詳しい事例はこちらをご覧ください。

エキスパート、車両点検・健康管理アプリを1日で内製!より安全なバス運行へ

そのほかにも、オフィス内の清掃点検や、工場の点検項目を自社独自の項目で設定するなど、自社に合ったチェックリスト作成が可能です。
その他の活用方法については、こちらをご覧ください。

巡回・設備点検記録

巡回・設備点検記録は、警備の人に限らず、オフィスの点検などで様々な企業が行っている業務です。基本的には、紙で管理しているところが多いですが、その分人為的ミスも多いのが現状です。

Platioの施設巡回点検アプリは、各点検場所にQRコードを設置し、それを読み取ることで自動的に点検の記録ができ、改ざんの抑止にもつながります。警備の手間の省略と管理のしやすさ、情報の正確さを兼ね備えたテンプレートです。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

ヒヤリハット・安全点検

建設、建築現場でお馴染みの「ヒヤリハット」。かなり重要度は高いものの、ヒヤリハットの報告や共有はあまりできていません。しかし、報告や共有をしないことにより、いつか大きな問題になる可能性もあります。大きな事故を未然に防ぐためには「ヒヤリハット」の報告を確実に行う仕組みが必要です。Platioではヒヤリハットの報告を効率化するテンプレートをご用意しています。

現場で入力したヒヤリハット報告書がデータ化され、共有・管理ができるというもの。手書きの手間が省かれるのはもちろん、すぐに共有ができるため、その他の従業員への周知にもつながります。

詳しくはこちらの記事をご覧ください。

まとめ

チェックリスト作成ツールは、仕事の効率化をする上では欠かせない存在です。どのようなチェックリスト作成ツールを利用するか、ぜひ今回の記事を参考にしてください。

既存のツールは使いやすいものが多いですが、Platioのように誰でも簡単に業務アプリが作成できるノーコードツールを活用し自社で作成してしまうというのもひとつの手。
既存のツールよりも自由度が高く、さまざまなシーンで活躍できるのも大きなポイントです。現場における課題に対して自社で一番使いやすいアプリを導入してみましょう。

自社で業務のチェックリストアプリが作れるPlatioの導入事例はこちらをご覧ください。

Platio編集部 最終責任者:中野

著者画像 中野

2013年にアステリアに入社。制作からディレクションなどPlatioのWEB関連を担当をしています。

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