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ヒヤリハット報告書を作成する重要性と、書き方のポイントを詳しく解説

ヒヤリハット報告書を作成する重要性と、書き方のポイントを詳しく解説

ヒヤリハットとは

「仕事中に危険なことが起きたものの、幸い災害や大事に至らなかった事例」をヒヤリハットといいます。仕事で思わぬ事故が起きて「ヒヤリ」とする、思いもよらないミスに「ハッ」とするといった状態を指します。ヒヤリハットは建築業や製造業といった危険の伴う業種はもちろん、一見すると事故とは無縁に思える業種でも起こりえます。

製造、建設現場で言われるハインリッヒの法則

ヒヤリハットにも関わる有名なハインリッヒの法則というものがあります。「1件の重大な事故の裏には、29件の重大な事故にならなかった軽微な事故、さらにその裏には300件の事故にならなかったケース(ヒヤリハット)が隠れている」というものです。別名「1:29:300の法則」「ハインリッヒの災害トライアングル定理」「傷害四角錐」とも呼ばれています。

ハインリッヒの法則を提唱したハーバート・ウィリアム・ハインリッヒは、工場で起きた5,000件の事故を調査した結果、重大な事故は小さな事故の積み重ねが原因であることを突き止めたのです。このことから、ヒヤリハットが起きた原因を把握することは、重大な事故防止につながることを意味しています。

ヒヤリハットが起こる原因とは?

ヒヤリハットはスタッフの注意不足が原因とされますが、それ以外にも現場からのヒヤリハット報告件数が少ないのも要因になります。「自分のミスを隠したい」という心理が働いたことにより、情報共有が不足したことが小さなミスを見逃してしまうのです。

事故寸前の状況を共有・蓄積することが、次に起こりうる重大な事故を未然に防ぐことにつながります。

ヒヤリハット報告書の目的とは?

ヒヤリハット報告書は、ヒヤリハットを起こした本人が状況や原因などを記入して作成します。ヒヤリハット報告書を作ることには次のような目的があります。

重大な事故を未然に防ぐため

ヒヤリハットの積み重ねが重大な事故を起こす引き金になります。ヒヤリハット報告書を作成することで、将来起こるかもしれない大きな事故を防ぐことにつながります。小さなミス(ヒヤリハット)は未報告のままにされがちです。「この程度なら問題ない」「次は気をつければいい」など、ヒヤリハットを報告しなかったことが重大な事故を引き起こすのです。

スタッフ間での情報共有のため

個人がヒヤリハットの経験をしていても、他のスタッフでも同じミスが起きている可能性があります。個人個人が対策を考えるのではなく、起こった事故を現場スタッフ全体で共有することで、同じミスを防ぐことが出来ます。どれだけ小さなミスであっても、スタッフ間で情報共有することが事故防止につながります。

事故予防の対策を強化するため

ヒヤリハットを記録しておくことで事故予防の対策強化になります。実際に起きている事象が異なる場合でも原因となる根本的な理由は同じという可能性もあります。ヒヤリハットの情報を蓄積・分析することが、将来起こるかもしれない事故への対策を強化することになるのです。

ヒヤリハット報告書の書き方のポイント3つ

ヒヤリハットには明確な様式や書き方があるわけではありませんが、次にご紹介するポイントを押さえておくことで、共有のしやすいヒヤリハット報告書を作成することができます。

5W1Hを意識して理解しやすいように書く

ヒヤリハットを作成する際は、5W1H(いつ・どこで・誰が・何をしたか・なぜ起きたか)を記入する項目が必要です。

  • ヒヤリハットが起きた日時
  • ヒヤリハットが起きた場所
  • ヒヤリハットに遭遇した人物
  • ヒヤリハットが起きた原因
  • ヒヤリハットが起きた時の状況
  • ヒヤリハットに対する対策

ヒヤリハット報告書に直接的な原因・間接的な原因を記入し考察することで、後に起こるかもしれない重大な事故を予測する手がかりになります。

時間が経過すると記憶があやふやになり正確性が失われるため、ヒヤリハットが起きたらできるだけ素早く報告し、関係者へ共有することが求められます。そのためには、紙に記入するよりもその場で報告・共有ができるモバイルアプリが有効です。

専門用語ではなく分かりやすい言葉で書く

ヒヤリハット報告書は、専門用語を省いて分かりやすい言葉で書く必要があります。ヒヤリハット報告書は、同じ部署の同僚や上司だけでなく他部署や専門的な知識のない人も見る可能性があります。

ヒヤリハット報告書は、専門用語や略語を避けて誰が見ても意味が通じるように、分かりやすい言葉で書くようにしましょう。

主観ではなく第三者の目線で書く

ヒヤリハット報告書を書く際は、状況を把握しやすいように主観ではなく第三者の目線で書く必要があります。「自分は分かっているから」とヒヤリハットが起きた状況を不正確に記入するのではなく、誰が見ても分かるように、ヒヤリハットが起きた状況をありのままに記入することが大切です。

ヒヤリハット報告書はいつでも使える+習慣化が重要

ヒヤリハット報告書は、報告されない事例をいかに可視化するかが重要です。必要な時にいつでも使える環境を整えることが大切です。ヒヤリハットを作成して記録を溜めておくだけで、考察や分析をしなければ対策をとることができません。また、ヒヤリハット報告を作成する習慣をつけることも重要です。気が付いたころには誰も作成していないという状況は避けるべきです。

しかし、ヒヤリハット報告書を用紙で作成すると、用紙をもらう・提出するために移動する、保管場所を作るなど手間が増えるため習慣化が難しくなります。

そこでヒヤリハット報告書をいつでも使える+習慣化するために、モバイルアプリを使うといった工夫が必要です。ヒヤリハットが発生した際にスマホから手軽にアプリで報告できることで、次のようなメリットが得られます。

  • 入力項目がフォーマット化しているので、報告内容を取りこぼさない
  • 写真や動画も登録できるので、状況を直感的に把握しやすい
  • 現場ですぐに入力できる
  • 報告データを蓄積し、報告内容の共有や分析がしやすい

アプリを使って作成や保管を容易にすることで、ヒヤリハット報告書の作成が習慣化しやすくなります。

ヒヤリハットを即共有する重要性や方法についてはこちらをご覧ください。

ヒヤリハットや日々の記録をアプリで管理する方法

ヒヤリハットの報告を習慣づけるためにも日々の点検報告といった記録についてもアプリで管理しておくと、ヒヤリハットを感じたときに操作性に悩まずに報告できます。現場の状況を報告する業務は数多くありますので、アプリで報告する癖をつけておくと良いでしょう。ここではアプリを活用して報告を行っている具体例をご紹介します。

ケース1:東備建設株式会社

重機の管理のために点検内容を用紙で作成していましたが、用紙の回収が月1回だったことで状況の確認や記入漏れへの対策が困難でした。

そこで、「重機点検アプリ」を作成し現場で使い始めました。その結果、日々の重機点検報告をアプリで完結できるようになり、点検漏れゼロを実現しました。
ペーパーレス化にもつながり、用紙の回収や保管の手間も削減できました。 また、記入漏れがあっても素早く対応が可能となり管理業務も効率的に行えるようになりました。現場に負担をかけない点検アプリを低コストで作成し、「建設現場のDX」を推進しています。

東備建設、毎日の重機点検報告をアプリで完結!点検漏れゼロを実現

事例の詳細はこちらをご覧ください。

東備建設、毎日の重機点検報告をアプリで完結!点検漏れゼロを実現

ケース2:株式会社エキスパート

車両点検、健康管理、業務日報を用紙に記入して従業員が管理していましたが、用紙を提出する際は、本社に郵送する手間がありました。書類が届くまでに長ければ数日かかるため、給与計算などの業務に支障が出ていたのです。

そこで、Platioで「車両点検」と「健康管理」のアプリを1日で作成しました。アプリ活用によって、細かい車両点検の報告をスマホからタップで簡単に報告できる点や、従業員の健康状態をすぐに共有・確認できるようになり、より運送の安全を確保できるようになりました。
使い慣れているスマホで使えるので、運用変更による従業員の混乱がほとんどなくスムーズに導入できました。
また、ペーパーレス化が進み印刷や郵送の手間がなくなりました。保管も容易になり事務作業にかかる時間を大幅に削減することに成功しました。

エキスパート、車両点検・健康管理アプリを1日で内製!より安全なバス運行へ

事例の詳細はこちらをご確認ください。

エキスパート、車両点検・健康管理アプリを1日で内製!より安全なバス運行へ

Platioアプリについての詳細はこちらをご覧ください。

まとめ

小さなミスであるヒヤリハットの積み重ねが、取り返しのつかない重大な事故を引き起こします。ヒヤリハット報告書を作成して上司や同僚と情報を共有し、考察・分析することが事故を防ぐことにつながるのです。

そのためにも、ヒヤリハット報告書の作成を習慣化し、利用しやすい環境を整えることが重要となります。現場ですぐに・誰でも使えるアプリを活用することで報告書の記入や作成を簡単に行い、情報の共有や管理を行いましょう。

ノーコードアプリ作成ツールPlatio(プラティオ)では、現場で使いやすいアプリを低価格・短期間で作成することが可能です。現場で使うアプリは現場のスタッフが使いこなせるか?使いやすいか?が重要です。実際の現場の声を拾いながら自社で使いやすいアプリ作成を行うことで、ヒヤリハット報告書なども含めた管理業務を効率化できます。

Platioなら、テンプレートを選ぶだけでヒヤリハットアプリを作成してすぐに現場で利用できるため、無料トライアルなどで使い心地を試してみるのも良いでしょう。
ヒヤリハット報告で使えるテンプレートの詳細はこちらをご覧ください。

また、アプリを使って現場業務のミス防止・管理業務の効率化を行っている事例はこちらでご紹介しています。是非現場のミス防止・効率化に向けての運用方法が気になる方はご覧ください。

Platio編集部 最終責任者:中野

著者画像 中野

2013年にアステリアに入社。制作からディレクションなどPlatioのWEB関連を担当をしています。

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