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受講票発送や受付業務を半自動化!
イベント運営を効率化する受付アプリ活用術

Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第6弾は、「セミナー受付」テンプレートを紹介します。

セミナー受付

セミナー以外の受付にも充分使える機能満載

このテンプレートで実現できる機能をざっと3つに分けますと次のようになります。

  1. 1.来場予定のお客様情報を登録すると自動的に受け付け用QRコードを添付した招待メールを送信する
  2. 2.お客様が来場時そのQRコードを見せ、受付スタッフがスキャンすると情報がチェックされ来場記録される
  3. 3.2と同時に自動的に担当営業スタッフに来場通知を行い来場時のアテンドを迅速化できる
Platio利用イメージ:セミナー受付

Platio利用イメージ:セミナー受付

すごいところは、QRコードを用いた受付業務の省力化は勿論、来場者が受付でチェックインするとその顧客の担当営業者に通知が飛ぶ機能まで備わっている点です。

受付用にQRコードを作成する必要はなく、インポート機能を活用してお客様情報を一括登録するだけで、受付用のQRコードが自動生成され、さらに招待メールまで自動で送信されます。
あとはイベント当日にQRコードを読み取るだけで受付業務が完了します。

受付が完了すると、営業にすぐに通知が届き、担当顧客の来場を迅速に把握できるため、お客様へタイムリーに挨拶に行くことができます。更に出席者が何名なのかを自動で集計してくれる機能もあるため、モバイルでリアルタイムに来場数の状況を把握できます。「セミナー受付」という名前になっていますが、こういった機能は別にセミナーでなくても通常時の来客管理・受付システムとしても充分使えるのではないかと思います。どこの会社でも必ず来客対応は発生するでしょうから、すべての企業様にお奨めできるテンプレートといえます。

Platio:出欠合計画面

出欠合計画面

利用ガイドの補足QA

こちらのテンプレートですが、ログインするユーザーも3タイプあり、少々準備と使い方の流れの確認が必要ですので、最初に以下のご利用ガイドをよく読むことをおすすめいたします。

セミナー受付テンプレートのご利用ガイドはこちらをクリック

このブログで利用の流れと使い方を全部解説するととても分量が多くなってしまうため、ここでは利用ガイドに記載されていない内容で皆さんが疑問に思うだろうと予想される点について、Q&A形式で説明していきたいと思います。

Q1:来場予定のお客様にはどんなメールが送信されるの?

→ デフォルトでは、以下のようなメールです。【】には情報が自動で入ります。それ以外の文面は任意で変更も可能です。


差出人: ◯◯株式会社 セミナー担当
件名: 「【セミナー名】」受講票のご送付につきまして

【社名】
【お客様名】 様

この度は、弊社 【セミナー名】にお申し込みいただき誠にありがとうございます。
本セミナーの受講票となりますQRコードをお送りいたします。
本メールに添付されているQRコードを印刷またはスマートフォンなどで表示できるようにしていただき、
当日のセミナー受付へお持ちください。
ご来場心よりお待ちしております。

【QRコード】

◯◯株式会社
【セミナー名】 運営事務局


注意点として、先方がHTML形式でメールを開いた場合は本文内にQRコードが表示されますが、
テキスト形式でメールを開いたときは表示されません。QRコード画像を添付ファイルから開く必要があります。

Q2 : この文面はどこから変更するの?

→ Platio Studioにログインし、セミナー受付プレートの「セミナー受付」アプリで、「お客様メールアドレス」フィールドを編集します。いきなりPlatio Studioでのカスタマイズ!?と不安な方も多いでしょうが、〇〇株式会社を自社名に書き換えるくらいの変更だったら簡単にできます。変更して保存したら「デプロイ(本番反映)」を忘れないように実行してください。

Q3:出席欠席数だけでなく、セミナーに誰が出席して誰が欠席したかも一覧で見られる?

→「セミナー受付」ミニアプリでセミナー名によって絞り込み検索することで見ることができます。管理画面(Data Console)からだとセミナー名と出席者名が表形式で表示されていますが、アプリから「セミナー受付」を見てもセミナー名が表示されていないので、検索で絞り込むことによりセミナーでの出席簿代わりに使えて便利です。絞り込みの条件は、事前に設定しておくことで出席者や欠席者のみの一覧を表示することもできます。

まとめ

以上、「セミナー受付」テンプレートを紹介してまいりました。最近、特にIT企業などでは玄関にペッパーが置いてあり、QRコードをスキャンして担当者を呼び出すという無人の受付システムをよく見かけるようになってきましたが、そんなのは高額なシステムと機材を導入しないと実現できないと思ってしまいますよね。

しかしこのテンプレートを使ってみると、意外と手軽にそれと近いことができるんだということが分かります。全自動とまではいきませんが、受付時いちいち来客者の名前を聞いて担当を電話で呼び出すなどしなくても、スマホを利用した効率的な処理によって半自動化が現実のものとなります。

実際にPlatioをイベントの受付で活用し、受付業務と運営の効率化を実現したSCSK様の事例と、アステリアでの自社事例も掲載していますので、ぜひご参照ください。

今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら「Platioアプリテンプレート:セミナー受付

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