医療業界では、多くの病院が課題を抱えています。具体的にどのような業務課題があるのかについてご紹介します。
例えば看護師の場合、以下のように患者と直接触れ合う業務とそうでない業務があります。直接看護業務だけでも負担がかかりやすいのですが、煩雑な間接業務も並行して行わなければなりません。もちろん以下の業務だけではなく、新人教育、会議、雑務など、他の業務もあります。
病院業務は複雑かつ煩雑でありながら、その複雑さゆえに効率化が進まず、非効率なやり方のまま業務が行われている場合も多く、医師や看護師の負担になっているといった現状があります。
多くの病院では、診療記録、処方箋の記録、診察や検査等の予約、手術記録など、挙げればきりがないほどの記載業務があります。診察や診断といった本来の業務以外にも、多くの文書作成やデータの入力を行わなければなりません。記載業務の種類や量が多く、多くの時間と労力が使われています。
医師・看護師は、人手不足と言われています。実際、2021年8月の有効求人倍率では、「医師、薬剤師等」は2.55倍、看護師を含む「保健医療サービス」は2.73倍です。平均の有効求人倍率が1.07倍なので、医療現場の人手不足は、かなり深刻と言っても良いでしょう。加えて、看護師の場合、職場環境が厳しく、離職率が高いといった特徴もあります。時間外労働や夜勤が多く、勤務が不規則なことや休日出勤があることが大きく影響しています。さらに、看護師のほとんどは女性です。不規則な時間に対応できず、結婚・出産・育児を機に退職してしまうこともあります。
さらに、医師・看護師の人手不足は、高齢者が増加していることも原因のひとつです。ベビーブームに誕生した団塊の世代が75歳を迎えるのが2025年と言われているので、今後も人手不足は続くでしょう。
厚生労働省の報告書によると、各業務の負担感として、「負担が非常に大きい」「負担が大きい」という回答があったのは、「主治医意見書の記載」（51.3％）をはじめ、「診断書、診療記録及び処方せんの記載」（44.7％）、「診察や検査等の予約オーダリングシステム入力や電子カルテ入力」（39.5％）などの入力・記載業務などが多くを占めることがわかりました。さらに、負担に感じている業務で、医師以外の職員と役割分担できる業務を自由記述式で行った結果も、入力・記載業務への回答が多い結果となりました。このようなことから、診察・診断といった本来の業務以外の入力・記載業務が手間がかかる医療業務であることがわかります。
人手不足が深刻な問題となっていますが、今後も医療需要の増加が見込まれます。病院での業務改善は必須であり、医師・看護師の負担を減らすことは急務です。そこで、4つの病院業務の改善方法をご紹介します。
時間外労働や夜勤が多く、勤務が不規則であることから、医療従事者の離職率が高いのが現状です。そこで、多くの病院では、労働時間の見直しを図っています。例えば、業務の分担を行う、残業時間の目標設定や到達率などを決める、業務の見直しを定期的に行う、当直後は半休にするなどの工夫を図り、労働時間の見直しが行われています。
病棟ごとに看護業務の違いがあり、どの業務が負担になっているのかはそれぞれ異なることもあるでしょう。病棟看護業務の改善を行う前には、何に時間を取られ、何が負担になっているのか、まずは全ての業務を正確に洗い出して、現状を把握しなければなりません。正確に把握するためにも、現場の医師・看護師・スタッフの声を聞く必要があります。例えば、多くの業務時間を割いているケースとして、直接看護業務以外の報告・記録業務などが挙げられます。改善する場合は、報告・記録の手順、文章量、かかる時間などを細かく調査していくことが大切です。現場の声を聞き、現状を把握することで、どのように改善していけば良いのかが見えてくるでしょう。
現在は、どのような業界においてもICTの導入が進んでおり、病院業務も例外ではありません。病院向けのシステムを導入することによって、業務が効率化され、個人の負担が減ります。代表的な病院向けのシステムは、基幹システム、電子カルテ管理システムなどがありますが、日常の事務作業や施錠管理・備品管理などの細かな現場業務までは網羅されていないケースが多く、カスタマイズするには費用がかかるといった問題があります。
医療業務では、記録・事務、申し送り、物品搬送、医療材料等物品の補充・準備・点検などの間接業務が多くの割合を占めており、ほとんどが手書きによるアナログ業務となっているのが現状です。アナログ業務をいかに減らしていくかが、効率化のカギとなるでしょう。
例えば、「紙」の報告業務をデジタル化に変更することで、「情報共有に時間がかかる」「他の従業員の作業待ちが発生する」などの課題もなくなり、リアルタイムな情報共有が可能になります。
その他、手書きの業務を減らすことによって、読みにくさが解消されるメリットも生まれます。手書きによる読み間違え、判断ミス、内容確認などのために時間を割くことも少なくなるので、手書きなどのアナログ業務をデジタル化していくのは、さまざまな点でメリットをもたらします。
ただし、デジタル化を進めても、PC入力がメインの場合は、わざわざナースステーションまで足を運ばなければなりません。情報を確認するたびにナースステーションまで行くのは、手間と時間がかかります。モバイルアプリなどを利用して情報をスマホで共有できれば、その場ですぐに入力・確認が行えて便利です。基幹システムや電子カルテ管理などは病院向けのシステムを利用し、業務報告・施錠管理・備品管理などの細かい報告業務はモバイルアプリを活用し情報共有するなどの使い分けができると業務は効率化できます。
Platio（プラティオ）とは、プログラミングの知識がなくても、自社業務に合ったモバイルアプリをノーコードで簡単に作成できるクラウドサービスです。100種類以上のテンプレートから、自社の業務に合ったものを選ぶだけで、自社専用の業務アプリが作成できます。
社会医療法人石川記念会 HITO病院では、実際にPlatioを導入し、「業務日報」「資産管理」など従来「紙」で行っていた様々な業務をアプリ化しました。音声入力やタッチだけの簡単な操作にして、現場の作業を効率化しただけでなく、情報の一元管理を実現しました。多忙な医師や看護師、医療スタッフの活動の無駄を省き、時間を有効活用することで、働き方改革の実現と患者に寄り添う時間の確保が両立しています。Platio導入後もアプリ改善の提案がされるようになり、今では10種類のアプリを活用し、業務効率化を実現しています。
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病院の業務課題として、以下のような課題が挙げられます。
手間がかかる医療業務として、記録業務に多くの時間と労力がかかっていることが分かりました。多くのアナログ業務をデジタル化することによって、時間を有効活用することができ、本来の業務である患者と向き合う時間を確保することが可能になります。記録・報告業務の効率化には業務アプリの活用がおすすめです。
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