Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第1弾として、今回は「アルバイト勤怠管理」テンプレートをご紹介します。
店舗の運営・管理部門にとって、アルバイト・パートスタッフの出退勤管理は悩みの種でしょう。タイムカードや手書きの打刻時間をいったん店長が集計してExcelで本部に送り、それを本部の管理部門がさらに取りまとめてシステムに入力…など、二重三重の手間が発生していないでしょうか？
パソコンを設置しExcelシートに入力してもらうという方式もよく見かけますが、特に都市部の飲食店などでは、1台パソコンを設置するスペースにも苦労するという実状があります。
筆者も先日たまたま入ったカレーの店で、狭い厨房の隙間にノートパソコンがあり、勤務を終えたスタッフがExcelで勤怠を入力しているのを見ましたが、他の従業員の邪魔になり、とてもやりにくそうでした。火や水の近くではパソコンも壊れやすくなるでしょうし、衛生的にもいかがなものかと思いました。客席からもパソコンが丸見えで、セキュリティ上も問題がありそうです。
そんな課題を解決するのが、Platioの「アルバイト勤怠管理」テンプレートです。
あらかじめ管理部門がスタッフのデータを登録すると、スタッフ毎にQRコードが生成されます。それをスタッフに配布し、スタッフは店舗用のスマホ（iPhone）でQRコードを読み込むと自分の勤怠が打刻できるという仕組みです。管理部門は出退勤データを遠隔から一覧で確認でき、打刻したデータはExcelやCSVでダウンロードすることが可能です。
※テンプレートの使い方詳細については、こちらをご覧ください。
このテンプレートを導入することによるメリットは大きく2つあります。
まず、パソコンやタイムレコーダーなどの機器を設置しなくてすむことによるスペースの節約です。iPhoneかiPadを1台置いておけばいいので、邪魔にならない場所で臨機応変に打刻できます。パソコンを使い慣れていないスタッフでも、スマホの簡単な操作ならスムーズにできるでしょう。
次に、スタッフが打刻したデータを即時に管理部門が参照でき、まとめられることです。店舗でのスタッフの出退勤データを管理部門に引き渡すためにわざわざ店長が再集計している、Excelファイルにまとめてメールしている、といった負担が一気に減ります。また、スタッフの入社退社に伴うメンテナンスも、現場を介さず管理部門がリモートで実施できるのも魅力です。
マニュアルには「マネージャーは生成されたQRコードを店員に配ります」とありますが、ここでQRコードの配布と管理方法をどうするか、というのがポイントになるでしょう。個人に配布すると、紛失の危険と、家でも打刻できてしまうという点が不安なところです。
ということで、店のバックヤードにでも全員のQRコード表を貼っておくのがいいと思うかもしれません。筆者もData Consoleの店員表をそのままA4印刷してみましたが、これだとちょっと使い辛くなることが分かりました。
スタッフがアプリを使うときは、まずカメラが起動しQRコードを検知して自動で読み取りにいきますが、この読み取りの感度、精度が非常に良いため、QRコード同士が接近しているとターゲットを定めるのが大変になるのです。
枠にあわせてボタンを押してスキャンする手動モードに切り替えれば狙いはつけられるのですが、なるべくスピーディーに使うためにできれば自動モードで読み込みたいところです。
なので、貼り出して運用する場合は、各スタッフのQRコードは間隔を空けておくといいですね。着替えのためのロッカーなどがある店舗では、各ロッカーの扉にQRコードを貼っておくのがベストでしょうか。それか各スタッフの入館証、バッヂ等に貼っておくのもいいかもしれないです。
Platioは簡単な操作で「自社仕様」にアプリをカスタマイズできることが最大の魅力です。アルバイト勤怠管理のカスタマイズ案として、たとえば「マネージャーからの通知」をテキストフィールドで追加してみるのはいかがでしょうか？
アルバイト勤怠管理アプリは出勤したスタッフが全員画面を必ず見ることになりますので、重要な伝達事項を配信する場として、最適です。
店舗全体での売上目標、販促キャンペーンの連絡、また事故の未然防止のための注意喚起など打刻画面に表示しておけば、効果が期待できるでしょう。
スタッフの毎日の出退勤管理は、地味に面倒くさく、意外と現場にとって負担となっているのではないでしょうか。人手不足で忙しい環境では、なおさらです。そこでPlatioを活用すれば、現場と管理部門の負担もへり、本来の仕事に集中できること請け合いです。さらに、独自にカスタマイズすることで、単なるタイムレコーダー的な性質を超えて、店舗の運用改善に貢献できる便利アプリになる可能性も秘めているでしょう。まずは触って、使ってみてください！
今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら
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