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入力業務の時短に!iOSショートカット技・第2弾
ユーザ辞書を使ってテキスト入力をスピーディーかつ正確に

はじめに

モバイルでの文字入力を更にスピーディーに効率的に使用するためのTipsとして、前回はiOSショートカット機能によってアプリの起動を短縮させるという記事を掲載しました。今回はiOSのユーザ辞書機能を駆使して、文章をスピーディーかつ正確に入力する方法をご紹介します。

パソコンでは多くの人が、よく使う単語を辞書登録していると思いますが、iOSで同じことができることはイマイチ知られていないような気がします。しかし、むしろパソコンよりも便利で、iPadやiPhoneの欠点を補うこともできる存在になります。もちろんPlatioでも役に立ち、ショートカットと組合せることで、業務のスピードと効率がいっそう向上するのは間違いありません。お手元にiPhone/iPadを用意し記事を読みながら手を動かしてみることをお奨めします。

iOSユーザ辞書機能の概要と使い方

まずはユーザ辞書機能について、概要と操作方法を説明しておきましょう。

ユーザ辞書とは:よく使う単語や語句、文章などを、特定の文字を入力したら変換候補に表示されるよう登録することで、自分専用の辞書を追加できる機能のこと。

iOSでは、変換候補に表示したい語句を「単語」、その際に入力する文字を「よみ」といい、セットで組合せて登録します。たとえば、「Platio」という単語を「ぷらてぃお」というよみで登録すると、「ぷらてぃお」とかな入力した時の変換候補に「Platio」が現れます。

また、iOSに備わっている予測入力機能によって、一回「ぷらてぃお」を「Platio」と変換して入力すると、次回からは頭文字をタップするだけで変換候補に表示されるようになります。「ふ」と打っただけで変換候補に「Platio」が出てくるというわけです。

ユーザ辞書へ登録する方法は2通りあります。

1.新規で登録する場合

iOSホーム画面から「設定」(歯車のアイコン)を開きます。続いて、「一般」→「キーボード」→「ユーザ辞書」の順番にタップします。(またはSiriに「ユーザ辞書」と話しかけて開くことも可能です)

既存に登録されている単語が一覧で表示されます。右上の「+」をタップして、単語と読みを新規登録できます。なお各単語を左にスワイプすると削除することもできます。

2.既存の文字列をコピーして登録する場合

各アプリの画面で、登録したい単語の文字列を長押しして選択した状態で、「ユーザ辞書…」メニューを押します。するとユーザ辞書の単語登録画面に切り替わり、選択した文字列がそのまま単語、読みにコピーされます。

Platioでよく使われる定型文を登録するのには、2の方法が便利だと思います。

iOSでユーザ辞書を使うメリット

パソコン、モバイルデバイス問わず、一般的にユーザ辞書に登録する語句の種類と用途としては以下のようなものがあります。

  • 固有名詞
  • 業界用語、略語
  • 慣用句、挨拶
  • 定型文
  • 顔文字

近年は変換機能も進化しており、難しい苗字、多くの流行語や略語、著名人の名前などが変換候補に表示されるようになりましたが、会社独自の言い回し、部署の略名など狭い範囲で使われる単語は対応していませんので、登録しておくと便利でしょう。慣用句や挨拶の辞書登録はビジネスシーンにおいてはスタンダードで、「よろ」と入力すると「宜しくお願いいたします」と変換されるように登録している方も多いのではないでしょうか。

略語や挨拶などももちろん便利なのですが、特にiPhoneやiPadで役立つのが、定型文です。本記事でお奨めする使い方はよく使う定型文をどんどん辞書登録することにより、コピー・ペーストのしにくさを補完する」ことです。

業務で使用する表や報告書などに入力する文章は、以前の繰り返しや、定型化できるパターンが非常に多いですよね。たとえば、ある機械の故障を管理する表において、「事象」「状態」「対処」という項目があったとします。最初は事象も様々でしょうが、時間が経つにつれ、同じ事象が繰り返し登場するでしょう。同じ事象に対しては状態や対処も同じなので、担当者は表にレコードを追加する際、以前の値をコピーして記入することになります。

コピー・ペーストは、パソコンだったら簡単なのですが、スマホのアプリで行う場合、非常にやりにくい作業です。スマホやタブレットのアプリは、デバイスが縦長で画面が小さいことを考慮して列/行数を絞り込んだテーブル・デザインになっているので、他のデータを一画面内で参照できないからです。また、マウスを使わないので、該当文字列を選択してコピーとペーストを行う操作性がやりにくいという問題もあります。iOSで文字列をコピーする場合は、少し長押しして青いハンドラをスライドさせる必要があり、細かい操作が要求されます。操作の利便性では、マウスを使いCtrl + C、Ctrl + Vでコピー・ペーストができるパソコンに遥かに及びません。

そのため、iPhoneやiPadでは、コピー・ペーストを使うよりもユーザ辞書を活用して定型文を一瞬で入力する方が便利なのです。定型文を多く登録しコピー・ペーストを補うことで、アプリを使った入力業務の効率がアップするでしょう。また、業務で使われるIDナンバーや型番なども、長くて入力しにくいことがありますので、そういった値も予め辞書登録しておくのをお奨めします。

【実践編】頻度が高い事象に関して定型文を登録し、
業務の効率化アップ

ではPlatioのアプリを使ってユーザ辞書による時短化をさっそく実践してみましょう。

今回は「商品修理受付」アプリのテンプレートで受付が修理依頼の作成時に、商品の型番と、よくあるパターンの故障内容をユーザ辞書に登録しておく、という例を取り上げてみます。

たとえば、商品「PT-AST19AZ-25HK」でAというボタンが作動しなくなってしまう故障が頻繁に発生する場合、

読み ぴーてぃー
単語 PT-AST19AZ-25HK
読み えーぼたん
単語 Aボタンが動作しない。電源ON/OFFでも復旧しない。故障ランプ点灯(あり:なし)

このように登録しておくことで、受付部門は定型化された内容を少ない文字数で入力することができます。時短はもちろん、型番の入力ミスの抑止にもなるほか、電源ON/OFFで復旧するか? 故障ランプは点灯しているか? という確認も促すことで、受付担当のヒアリング漏れも防止できます。

実際、どのくらい時短ができるでしょうか? storeユーザーでテンプレートにログインした状態で、お客様管理から修理依頼管理ミニアプリを開き、PT-AST19AZ-25HKのAボタン故障を修理依頼に入力し保存するまでの一連の操作において、ユーザ辞書を使った場合と使わなかった場合の操作時間を比較してみます。

ユーザ辞書を使用しなかった場合 1分42秒
ユーザ辞書を使用した場合 40秒

ユーザ辞書を使用しなかった場合

ユーザ辞書を使用した場合

作業時間が半分以下になりました。毎日何件も依頼を起票する場合などは、かなりの工数削減が実現できることが分かりますね。さらに前回の記事で紹介したショートカットを使ってワンタッチでアプリを起動できるようにすれば、鬼に金棒でしょう。修理受付はもちろん、他にも、日報、ヒヤリハット、被災状況報告など、色々なテンプレートで応用できること間違いありません。

文章表現が人によってブレると、管理側の報告の取りまとめも大変になり、報告精度も落ちてきます。パターン化された文章をユーザ辞書登録することで、誤字脱字もなくなり、スピーディーかつ正確な入力ができるようになるので、ぜひショートカットと組み合わせて活用してみてください。

まとめ

スマホやタブレットの弱点ともいえるのが、長文入力とそのコピーペーストといえます。Platioでフィールドを選択式リストにするというのも対策の一つですが、どうしても自由入力できるフィールドは存在します。そこで、ユーザ辞書をうまく活用し定型文登録することで、入力の手間も少なくなるうえ、管理者側も取りまとめや分析がし易い精度の高い報告になります。ショートカットと組み合わせてPlatioを使った業務を更に時短化し、効率化アップさせてみてはいかがでしょうか。

本文に出てきたアプリのテンプレートはこちら「Platioアプリテンプレート:商品修理受付

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