Platioでは様々な業種、シチュエーションで活用できるテンプレートが100種類も用意されています。本シリーズではその中から選りすぐってテンプレートの特徴と活用方法、カスタマイズのアイディア、ヒントなどを発信していきます。第12弾は、「工場日報」テンプレートをご紹介します。
工場日報テンプレートは、製造業の工場などでの作業日報を記録・管理するテンプレートです。
仕組みや使い方は極めて単純で、工場の生産ラインごとのチームなどで、当日の作業状況をスマホから登録し、マネージャーがパソコンから作業内容・状況を確認・把握できるというものです。
スタッフはパソコンでいちいちメールを作らなくても報告をスマホから送信でき、リーダーは遠隔地にいても直ちに報告に目を通すことができる便利なテンプレートです。
工場の製造チームから来る日報でリーダーが一番欲しい情報は、目標に対する「実績」の数字ではないでしょうか。1日の製造目標、出荷目標に対して、実績値と目標をクリアしたかどうか、という情報です。
リーダーは日々の実績を見て、進捗管理はもちろん原料調達の目安にし、場合によっては人員アサインも調整します。日報を集計して長期的な傾向を把握することもあるでしょう。
たとえば、AさんとBさんはいつも100個以上製造できるのに、CさんとDさんは70個がやっとだとしたら、AさんとCさんを組みにして作業させよう、となります。これで生産性が上がって目標をクリアできたら、今度はさらに目標を増やすため材料の仕入れも増やす計画ができます。
実際はこんな単純ではないかもしれませんが、定量的なレポートが含まれる日報は製造原価と工数管理の大切な指標となるでしょう。
本テンプレートでは「製造開始時間」「製造終了時間」「製造個数」「不良品個数」など、こういった実績の数字を入力もしくは選択させる項目（フィールド）を設けています。当日の生産数、不良品数などを記録することで歩留まり数が自動集計され、PCブラウザ上の管理画面（Data Console）では日報一覧のほかに、歩留まり数をグラフ化して全体の状況を把握できます。これらの情報を参考にすることで、実績値に基づいた現実的な生産計画や生産性向上につなげることもできるでしょう。
今回は、これをさらに現場で使いやすくするために、少し自社の業務に合わせてアプリを編集するケースも紹介しましょう。
このアプリテンプレートを活用する上で、どのようにすればよりあなたの会社の工場日報として使いやすいものになるか、本記事では一例を提案していきたいと思います。
この日報のテンプレートでは「報告内容」という項目はテキストフィールドという自由入力での報告形式を採用しています。1つのフィールドにフリーフォーマットで入力するやり方も決して悪いわけではありませんが、以下のような欠点があります。
また、スマホは片手操作で画面も小さいため、パソコンに比べ長文の入力に向いていません。
そこで、お奨めしたいのが「報告の定型化」です。なるべく文章の入力ではなく「定型文の選択」「数字の入力」「自動入力補助」など、定型化したパーツでアプリを構成することによって、報告内容の偏りが是正され、入力者の手間と負担も軽減することができます。
たとえば、ある工場で製造開始時間が朝の8時と決まっていたら、各人が「8:00 製造開始」と手入力するのではなく、「製造開始時間」という選択項目を作りリストボックスで「8:00」「その他」という2つの選択肢を選べるようにし、初期値を「8:00」に設定しておきます。その下に「備考」というテキストフィールドを設置します。こうすれば、通常は「8:00」が自動で入力され、イレギュラーの場合のみ「その他」を選択し備考欄に開始時間を書くことになるので、スタッフの入力もスピーディーになりますし報告漏れも防げます。Platioはアプリの編集が簡単に行えるため、このような項目の追加は数分で完了できます。
今回は入力項目（フィールド）の定型化についてもご紹介しましたが、もちろんフリーで記述できる項目を残しておくことも大切です。スタッフから日々の作業において気付いた点や、その日の所感、言いたいことなどのフィードバックというのも日報の重要な役割に違いありません。あとはスマホの特徴を活かして、故障個所や状況報告のために写真をアップロードできるようにするのもよいかもしれないですね。
日報のフォーマットは会社、現場によってさまざまです。1人1台パソコンがない環境の工場などでは、紙の入力と集計が負担になっていることも多いのではないでしょうか。本テンプレートを使うことでスマホから手軽に日報を提出することができるようになるので、効率的で内容の濃いフィードバックが期待できます。Platioなら現場特有の項目も自由に盛り込むことができますので、ぜひ本記事を参考に、自社にフィットしたテンプレートにアレンジして活用してみてください。
今回紹介したアプリのテンプレート詳細はこちら「Platioアプリテンプレート：工場日報」
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